Les appels d’offres ont toujours été un allié précieux dans la recherche de prestataires. Tous les professionnels de l’industrie affirment qu’il s’agit d’un mal nécessaire. Il faut beaucoup de temps, d’énergie et de ressources humaines pour élaborer une proposition de qualité.
A part tous les critères qu’ils doivent déjà remplir, les appels d’offres ont aussi désormais besoin d’aborder les protocoles et les préoccupations liées à la Covid-19. Même si les temps sont durs, ce processus représente le début de la relation client. Il reste essentiel pour mettre en valeur l’expérience d’un tiers. Alors, dans ce nouveau monde où les équipes et les budgets décroissent, comment rationaliser la demande de propositions ?
Privilégiez la communication lors de vos appels d’offres
Avant ou pendant le processus d’appels d’offres, prenez le temps d’avoir des conversations utiles. Puisque tout le monde travaille pour un objectif commun (répondre aux besoins des clients), mieux vaut être sur la même longueur d’onde. 15 minutes de discussion téléphonique pourraient éclairer toutes les parties sur des points importants. Restez ouvert à la collaboration.
Cependant, évitez d’envoyer des informations utiles lorsque vous lancez des appels d’offres. Afin d’éviter cela, proposez plutôt une session pour répondre aux questions des postulants. Cela va grandement économiser le temps de tout le monde et éloignera les informations superflues et évidentes.
Faites confiance aux professionnels de l’industrie
Depuis covid, tous les professionnels de l’événementiel repartent de zéro. Lorsque vous lancez donc vos appels d’offres, élargissez votre champ d’action et obtenez un réseau plus large. Mettez toujours en avant votre disponibilité pour des conversations honnêtes afin de favoriser la collaboration.
Néanmoins, dès le début, définissez clairement les éléments clés du processus. Déterminez les coûts éventuels, la date de début, le délai d’exécution, la signature du contrat, etc. La passation du marché peut prendre des semaines ou des mois. Si vous avez fait votre choix, montrez votre confiance à l’organisation en question pour qu’elle ne soit pas dans le doute. La création d’un contrat de service provisoire ou d’une lettre d’intention peut contribuer grandement à le protéger dès le départ.
Autorisez les questions liées à la Covid dans vos appels d’offres
Les répondants aux appels d’offres doivent fournir le maximum de détails en matière de sécurité. Cela est primordial pour mettre les clients à l’aise. Malgré les masques et la distanciation sociale, une atmosphère accueillante et festive reste possible. Il est important de maintenir l’enthousiasme et la confiance des participants en leur offrant une expérience incroyable.
