Rares sont les organisateurs et agences qui n'ont pas encore adopté une solution de gestion d'événements. C'est pourtant un outil essentiel, qui simplifie la vie des organisateurs et qui a un impact significatif sur la réussite des événements d'entreprise. Afin d'éviter les erreurs et de garantir une gestion sans faille, le choix d'une solution apparaît indispensable. Nous vous donnons ici des astuces pour sélectionner le meilleur outil en fonction de vos besoins !
Les arguments en faveur d'une solution de gestion d'événements sont nombreux. Cela permet tout d'abord de réunir dans une même plateforme tous vos outils de pilotage (création de contenu, communication, contrôle des arrivées et logistique). Plus besoin de s'éparpiller. Par conséquent, les coûts s'en trouvent également réduits, puisque pour manœuvrer entre ces différentes sections, vous aurez besoin de moins de ressources humaines et techniques. Grâce à une expérience utilisateur optimisée sur ces plateformes, on peut s'attendre à une prise en main immédiate et accessible à tous.
En outre, à l'ère du Big Data, et alors que les données sont devenues vitales pour les entreprises, ces solutions recueillent toutes les informations et statistiques cruciales pour un bon développement. Ces informations apportent une cohérence à l'ensemble et de quoi établir une stratégie événementielle sur le long terme.
Quels critères doivent être pris en compte au moment de choisir une solution de gestion événementielle ?
En se basant sur quelques critères fondamentaux, il est possible d'éliminer les candidats qui ne conviennent pas. Déjà, il est ainsi préférable de se tourner vers une plateforme qui a fait ses preuves. Les solutions jeunes avec peu de notoriété sont probablement à éviter dans un premier temps, car il s'agit de la protection de vos données et de la vitrine de votre événement dont il est ici question.
La sécurité et la protection des données sont des sujets qui prennent de plus en plus d'ampleur et qui sont au cœur des préoccupations actuelles des entreprises organisatrices. Certaines plateformes n'hésitent pas à utiliser des serveurs américains ou chinois qui ont des règles différentes du RGPD et qui ne respectent pas forcément la vie privée des utilisateurs. Il est donc conseillé de choisir du « made in France » et des serveurs européens. Vos clients seront plus sereins dès l'instant où vous leur montrerez que vous êtes de leur côté et sensibles à ces questions.
Optez pour une équipe qui vous accompagne à chaque étape, et ou vous vous sentirez en confiance, avec un humain derrière la solution.
Enfin, une petite comparaison. Lorsque vous achetez une voiture, le mieux est d'en prendre le volant pour en faire un essai. Même après avoir épluché toutes les revues automobiles, ce n'est qu'en sentant l'engin entre ses mains que l'on peut se faire une véritable idée. Il en va de même pour ces solutions de gestions événementielles. Un test vous donne davantage de visibilité sur les possibilités et permet de poser des questions plus pertinentes et contextualisées à votre correspondant commercial.
Pourquoi a-t-on vraiment aimé Digitevent ?
Parmi les solutions testées, la plateforme développée par Digitevent nous a particulièrement plu. Extrêmement ergonomique, complète, robuste et affichant des prix compétitifs, elle possède des qualités et des fonctionnalités exclusives.
Si l'on détaillait toutes les fonctions disponibles, la liste serait longue. Commençons par un éditeur de site web, qui n'a pas à rougir devant les colosses du monde du blog, tels que Wix ou WordPress. La prise en main est simple, accessible à tous, et ne nécessite pas de compétences techniques particulières. Ensuite, un service complet d'email et de sms automatique se charge de transmettre les informations à la bonne personne et au bon moment.
Le tout donne un rendu très professionnel, vraiment esthétique et en adéquation avec l'image de marque. De plus, l'accent est réellement mis sur l'expérience des participants qui, du début à la fin, est optimisée.
Le système de matchmaking et d'événements live permet la mise en avant des speakers, des sponsors, des partenaires ou encore des conférences. C'est une véritable Event App. D'ailleurs, elle s'intègre très facilement avec des outils tiers comme Zapier, Slido ou Wisembly.
La solution gère aussi l'enregistrement des participants avec l'impression de badges. L'outil de check-in est performant grâce à un scan par QR-codes ou NFC, même sans connexion internet. Tout est automatisé et sauvegardé pour pouvoir, plus tard, analyser les données.
Suivant le principe d'un logiciel SaaS, cette solution 360 unique réunit tous les outils indispensables pour permettre aux organisateurs et aux agences de gérer leurs événements d'une main de maître. C'est pour ces raisons que plus de 3000 organisateurs leur font confiance, et que la société est en forte croissance.
À propos de leur équipe
La force de Digitevent c'est aussi les personnes qui constituent l'entreprise. La flamme qui les anime vient d'une passion pour l'événementiel et pour les nouvelles technologies. Cela leur a permis de développer une expertise dans ces domaines et dès la création en 2013, elle n'a qu'une obsession : celle de proposer aux organisateurs d'événements un outil simple, fiable et intuitif capable de changer leur organisation quotidienne. Perfectionnistes dans l'âme, leur but est de satisfaire les clients les plus exigeants et d'obtenir des résultats irréprochables.
Un bureau a été ouvert en 2017 à São Paulo pour couvrir le marché Sud-Américain. En 2018, Digitevent Brésil aidait par exemple les équipes de Google dans la réalisation de son plus grand événement en Amérique du Sud (15 000 participants).
Enfin, la crise sanitaire n'a été bénéfique à aucun acteur de l'événement. Elle a cependant eu pour effet d'internationaliser l'offre (et la demande, avec de nombreux nouveaux clients internationaux). En quelques semaines, des organisateurs du monde entier se sont renseignés sur Digitevent, parce qu'ils ne trouvaient pas ce qu'il leur fallait dans leurs solutions locales.
Ces clients divers et variés ont trouvé dans cette équipe à taille humaine une oreille attentive, qui malheureusement se fait de plus en plus rare aujourd'hui dans l'univers événementiel. Vous l'aurez compris, nous vous les recommandons chaudement !
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