Voici différentes stratégies qui permettront aux organisateurs de salons et de foires de bien attribuer les emplacements de stands et leur position. Des pratiques justes et équitables pour tous les exposants.
Certaines places de salon sont bien plus attirantes que d'autres. Bien positionné, un stand peut effectivement profiter d'un large public. Aussi, ces emplacements sont très courtisés à la différence d'autres qui attirent, de par leur géographie dans l'évènement, nettement moins de monde. Attribuer les emplacements peut vite se révéler un casse-tête et être l'objet de nombreux conflits avec des exposants qui se sentent lésés d'avoir reçu un emplacement de seconde zone. Voici les conseils issus de l'expérience de Rick Jennings, vice-président de l'Association Internationale des expositions et des évènements.
Attribuer les emplacements de stands : les méthodes de base pour les salons et foires
Selon Rick Jennings, il existe 3 stratégies de base pour attribuer les emplacements de stands lors des salons et des foires.
Attribution de l'emplacement par l'organisateur
C'est l'organisateur qui choisi comment répartir les stands entre les différents exposants. Les exposants peuvent faire une demande mais c'est finalement l'organisateur qui créée le plan d'étage. Une solution simple mais qui peut être source de réclamation de la part des organisateurs. C'est, de loin, la pratique la plus courante. Cela peut cependant se révéler être un véritable casse-tête pour l'organisateur. Cela nécessite aussi de bien connaître tous les exposants afin de bien attribuer les emplacements de stands.
Choix de l'emplacement
Cette stratégie consiste à laisser les exposants choisir leur place. Un ordre de priorité est attribué aux exposants et ceux-ci ont une date et une heure spécifique pour faire leur choix. L'ordre de priorité peut être fait de différentes façons. Les membres et les non membres, l'ancienneté, un système de point, des tarifs différenciés, le soutien aux sponsors ou à la publicité, etc.
Le droit de premier refus pour attribuer les emplacements de stands
Ici on offre la possibilité aux exposants de réserver le même emplacement que l'an dernier. Une fois cela fait, un nouveau processus est ouvert pour ceux qui sont nouveaux ou ceux qui ont demandé à avoir un autre emplacement. Il est possible de choisir l'une ou l'autre des deux stratégies citées auparavant pour cette seconde phase.
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