le métier d'event planner

Découvrez le métier d’event planner

Event planner, quel métier passionnant ! Effectivement, pour pouvoir exercer cette profession de manière efficace, il faut avant tout avoir la passion. Comme Confucius le dit si bien : “choisissez un travail que vous aimez et vous n’aurez pas à travailler un seul jour de votre vie”. Cependant, il est aussi nécessaire d’avoir une grande aptitude d’organisation. 

L’event planner est l’architecte de l’événement. Il compose la vue d’ensemble qui servira ensuite de repères dans l’event management. Il est donc le centre de toutes les actions pour qu’une manifestation soit une réussite. La plupart des professionnels choisissent un domaine de spécialisation : B2B, mariages, baby showers, etc. Pour toutes les catégories, le processus de fonctionnement reste le même. 

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Event planner : à quoi s’attendre ?

Une chose est sûre, vous ne risquez pas de vous ennuyer si vous décidez de devenir event planner. Vous êtes chargé de planifier l’événement de A à Z. Cela signifie que vous travaillez principalement pendant la phase “pré-event”. Vous n’avez pas droit à l’erreur puisqu’une bonne préparation est la clef d’une manifestation réussie.

Exercez-vous de manière à avoir une grande polyvalence parce que vous allez prendre en charge tous les aspects essentiels de l’événement. Budgétisation, établissement d’un calendrier, sélection et réservation des lieux, acquisition de permis, recherche et embauche de prestataires, figurent parmi vos attributions. A cela s’ajoutent la coordination du transport, la sélection des intervenants, l’organisation logistique et tant d’autres tâches. 

devenir event planner

L’event planner conçoit l’événement

En tant qu’event planner, vous allez collaborer avec votre client dès les premiers pas du projet. Celui-ci aura certainement des idées en tête et surtout, des résultats escomptés. Votre devoir est d’établir les bases du concept. Cela commence par le choix du thème et de l’objectif de l’événement.

C’est le cœur de votre projet événementiel, les professionnels ne peuvent pas se permettre un manque de clarté à ce sujet. Pour commencer, notez les réponses aux questions ci-dessous.

  • A qui s’adresse cet événement ?
  • Quel est / sont les objectifs de cet événement ?
  • Combien d’investissements sont nécessaires pour mener à bien l’événement ?
  • Quelle sera la forme de cet investissement ? Temps, argent, talent ou autres.
  • Quelles activités auront lieu pendant l’événement ? 
  • Quels sont les indicateurs de performance pour mesurer le retour sur investissement de l’événement ?

Prendre en charge la budgétisation de l’événement

L’event planner est le premier interlocuteur de l’agence avec le client. Ce dernier a sûrement un plafond budgétaire que vous ne pouvez pas modifier. Ainsi, c’est à vous de vous y adapter en gérant les dépenses nécessaires. 

l'event planner gère le budget

Les événements ne se ressemblent jamais à 100 %. De ce fait, les besoins varient en fonction des concepts. L’allocation du budget dépend du type et du but de votre événement. Cependant, si vous avez encore besoin de généraliser cela, il faut tenir compte de ces domaines pour mettre de côté un certain montant : 

  • Coût du lieu
  • Logiciel et technologie
  • Budget restauration et restauration
  • Transport et logistique
  • Budget marketing et communication
  • Coûts de production

Un des rôles principaux de l’event planner : définir les délais

Planifier chaque moment crucial dans l’organisation de votre événement est impératif. Tout retard dans le processus pourrait vous coûter cher et impactera grandement sur la qualité du travail.

Essayez d’obtenir des réponses à ces questions pour rester simple : quand l’événement doit-il avoir lieu ? Il est déconseillé que votre manifestation coïncide avec un festival majeur ou d’autres événements importants. Cela risque de diviser votre fréquentation. Evidemment, cela ne s’applique qu’aux événements publics majoritairement. 

l'event planner établit un calendrier

Quand devriez-vous commencer votre campagne marketing ? Trop tôt ou trop tard les deux entraîneront plus de dépenses et moins de résultats positifs. Quand votre inscription doit-elle commencer et quand doit-elle se terminer ? Quand distribuer les invitations ? Quels devraient être les délais de livraison et les SLA (entente de niveau de service) de votre fournisseur ? Un manque de temps peut avoir un impact significatif sur le succès de votre événement.

Une fois toutes les réponses obtenues, l’event planner se charge de dresser un calendrier global et un échéancier détaillé pour l’ensemble de l’équipe. Ainsi, tout le monde saura comment organiser son travail de manière à achever ses attributions avant le deadline. 

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