Plusieurs facteurs, notamment la Covid-19, peuvent être des sources conflictuelles au sein de vos relations avec vos fournisseurs. Ces derniers englobent tout prestataire que vous engagez en dehors de votre équipe, qu'il s'agisse des traiteurs, des lieux, de la logistique et d'autres aspects. Pourtant, vous êtes interdépendants. De plus, la période post-crise n'est certainement pas le meilleur moment pour avoir des différends avec ses partenaires.
Avec vos relations professionnelles avec vos fournisseurs demeurent productives pour vos projets, nous vous donnons quelques conseils afin de les préserver. Cela commence par l'acceptation des changements incontournables liés à la Covid-19. Vous devez vous mettre d'accord que des négociations doivent avoir lieu en ce qui concerne les conditions de contrats. Elles sont bien différentes de celles acceptées avant la pandémie.
La communication est au centre de vos relations avec vos fournisseurs
De bonnes relations avec vos fournisseurs garantissent le bon déroulement de votre événement. Ensemble, vous pourrez avoir une vision réelle de l'environnement événementiel en 2022. Mais les deux parties doivent convenir des changements à appliquer dans leurs projets communs. Désormais, les planificateurs ont de nouveaux objectifs liés à la qualité de l'expérience qu'ils souhaitent offrir à leur public.
Ce n'est pas tout, les aspects financiers ont également changé. Les budgets se répartissent sur les articles de santé et de sécurité, en plus des charges habituelles. Ces nouveaux éléments représentent même une plus grande part des fonds disponibles additionnés à la technologie. Afin que les fournisseurs puissent comprendre les besoins réels des planificateurs, ces derniers doivent être clairs sur leurs attentes.
Les relations fructueuses avec vos fournisseurs dépendent avant tout de la clarté de vos consignes. Faites-leur savoir sur quels aspects vous avez besoin d'aide pour compenser les changements. Jouez la carte de la transparence afin d'éviter les problèmes et miser sur une durabilité de votre collaboration. Par exemple, les nouvelles mesures sanitaires requièrent un espace plus vaste que prévu afin de permettre la distanciation sociale. N'hésitez pas à en parler avec les responsables des lieux événementiels avec lesquels vous collaborez.
Dans le même sens, faites le point sur les clauses de responsabilité liées à la Covid. Examinez de plus près les polices d'assurance dans les contrats d'événement. La responsabilité doit être partagée entre le lieu et les organisateurs. Tant que vous privilégiez la communication, vous pourrez concevoir des stratégies pour minimiser les faiblesses et maximiser les forces de votre projet commun.
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