Répondre à un appel d'offres événementiel nécessite une bonne préparation au préalable. Plusieurs organisations vont certainement émettre leur proposition. Comme c'est le cas lors d'un entretien d'embauche, vous devez mettre toutes les chances de votre côté. La différence, c'est qu'en plus de vos qualités et de vos qualifications, la qualité de votre offre compte également beaucoup.
Autant que possible, il faut travailler en équipe pour répondre à un appel d'offres événementiel. Généralement, une entreprise en rédige un pour des grands projets irréalisables par une seule personne. Ne lésinez donc pas sur vos temps de brainstorming afin d'avoir les meilleures idées et ainsi, la proposition la plus intéressante. Afin de vous y prendre correctement, prenez connaissance des étapes incontournables suivantes.
Répondre à un appel d'offres événementiel : connaître l'acheteur
Avant de pouvoir répondre correctement à un appel d'offres événementiel, il est important de savoir à qui vous aurez affaire. Il se peut qu'il s'agisse déjà d'une organisation que vous connaissez, tant mieux ! Mais cela ne doit pas vous empêcher de collecter plus d'informations pertinentes sur elle. Vous pouvez même demander à rencontrer un responsable. Pendant cet entretien, il est possible de poser des questions. Parfois, l'acheteur organise des réunions d'information pour les intéressés. Dans ce cas, l'entretien privé est déconseillé afin d'éviter toute allusion au favoritisme.
Misez sur la précision
Plusieurs idées résultent de votre brainstorming avec l'équipe. Hiérarchisez-les bien à la rédaction de manière à avoir une proposition cohérente. Cependant, cela ne suffit pas. Pour répondre convenablement à un appel d'offres événementiel, vous devez fournir des informations précises. Ne songez pas une seconde à fournir un dossier-type.
Décortiquez bien l'appel d'offres à votre disposition. Répondez à chaque point en donnant des réponses pertinentes. Rien ne doit dévier le document source ou le cahier de charges. Cela signifie qu'avant de passer à la réponse, vous devez prendre suffisamment le temps de comprendre ce que recherche l'organisation hôte.
D'autres astuces pratiques pour répondre à un appel d'offres événementiel
Il se peut que vous ayez à répondre à plus d'un appel d'offres événementiel. Afin de vous faciliter la tâche, élaborez une bibliothèque d'arguments. Mettez en évidence les différents cas de demandes et de réponses que vous avez apportées. Différenciez-les en fonction des prestations recherchées pour l'occasion. N'oubliez pas d'étudier votre marché et de mettre à jour vos données à ce sujet. Documentez-vous autant que possible, restez au courant des dernières tendances. Quand viendra le prochain appel auquel vous souhaitez soumettre une proposition, vous aurez déjà un guide d'idées. Il suffira de le reconstituer en fonction du nouveau cahier de charges.
Dans le cas où vous n'avez pas été sélectionné, apprenez de vos erreurs. Voyez les points faibles de votre dossier. Déterminez pourquoi votre proposition a été rejetée. Le prix ne répondait-il pas à la demande du client ? La proposition était-elle pertinente ou non ? Même la forme peut être une raison valable. En tout cas, tant que vous savez ce qui n'a pas marché, vous saurez ce qu'il ne faut plus faire à l'avenir.
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