Moment fort dans la vie d'une entreprise, une conférence permet de réunir les salariés dans le cadre d'une communication interne afin de les tenir informés de nouvelles directives. Si vous êtes responsable de la réalisation de cet événement, voici les 5 équipements indispensables à inscrire sur votre liste.
Un micro sans fil
En tout premier lieu, il convient de prévoir une bonne sonorisation. L'objet même de la conférence est la transmission d'informations. À quoi servirait-elle si les personnes assises au fond de la salle n'entendaient rien ? Même si votre auditoire n'est pas gigantesque, un microphone est toujours le bienvenu. Il offre à l'orateur un certain confort et lui évite de hausser le ton.
Un micro sur scène peut être fixé sur pied, au pupitre, à la table, être tout simplement sans-fil. Si l'intervenant préfère évoluer sur scène plutôt que rester assis, un micro sans fil est sûrement la solution la plus simple à mettre en place.
Pour bien faire, et éviter des déconvenues, prévoyez des piles de rechanges. Cela vous permettra le jour j de les renouveler si elles se sont déchargées suite aux essais réalisés juste avant l'arrivée des participants.
Un pupitre
Une table et des chaises sont tout à fait appropriées dans le cadre d'une table ronde avec plusieurs intervenants. Mais si l'objet de votre conférence est un discours annuel porté par le directeur ou le président de votre entreprise, alors un pupitre sera suffisant. Vous pouvez le choisir en plexiglas transparent ou l'habiller aux couleurs de votre structure. Vous pouvez y fixer un écriteau avec votre logo, le titre de la conférence et la date. Cette mention apportera une information utile aux photos prises ce jour-là.
Des plantes vertes
Même si la conférence ne dure qu'une heure ou deux, prenez le soin de décorer quelque peu la scène. Quelques plantes vertes personnaliseront l'espace et apporteront un peu de gaité à l'ensemble, le rendant ainsi moins sérieux, moins triste.
Un fond d'écran et un vidéo projecteur
Un discours c'est bien, un discours avec une animation vidéo ou un PowerPoint en illustration, c'est mieux. Pour agrémenter votre conférence, n'hésitez pas à projeter en fond d'écran vos chiffres clés et statistiques de l'année écoulée. Tous ces éléments permettront au public de comprendre et de retenir les points essentiels du discours. Il vous faudra évidemment un fond d'écran adapté à la taille de la salle, à sa profondeur et un vidéo projecteur de qualité.
Une connexion wifi
Dernier équipement à ne pas oublier, une connexion wifi. Elle permettra de faire les derniers réglages et d'ajuster un détail sur le PowerPoint avant sa diffusion si besoin. Elle sera aussi l'occasion de rédiger des tweets et des posts Facebook pour communiquer autour de votre événement sur les réseaux sociaux. Vous pourrez aussi encourager les participants à liker et partager vos publications pour rendre la séance plus dynamique.
L'organisation d'une conférence demande un bon sens de l'organisation et de l'anticipation. En complément, vous pouvez prévoir des goodies à distribuer.
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