Les visites de repérage sont essentielles pour choisir un lieu événementiel. Mais qui doit en supporter les coûts lorsque le projet n’aboutit pas ? Au Royaume-Uni, The Event Society lance une politique volontaire pour clarifier les règles entre agences, fournisseurs et clients.
Cette initiative vise une pratique bien connue des professionnels du MICE. Les agences doivent découvrir des lieux avant de les recommander à leurs clients, tandis que les établissements mobilisent du temps et des ressources pour accueillir ces visites. Lorsque la demande ne débouche sur aucun contrat, la charge peut devenir difficile à justifier. C’est là que The Event Society entre en jeu. Explication !
Des frais annoncés et validés en amont
La politique de The Event Society recommande aux fournisseurs de facturer les coûts directs raisonnables liés aux visites, avec des montants communiqués et approuvés à l’avance. Les agences sont également encouragées à intégrer ces dépenses dans leur budget événementiel dès les premières discussions avec leurs clients.
De leur côté, les lieux et prestataires sont invités à présenter leurs conditions dès le début des échanges. La valeur potentielle du projet et les relations commerciales antérieures peuvent aussi être prises en compte dans la fixation des frais.
L’objectif est de limiter les visites exploratoires sans perspective concrète, tout en permettant aux agences de réaliser les repérages nécessaires à la préparation de leurs propositions.
Un enjeu de collaboration entre agences et fournisseurs
Au-delà de la question financière, cette démarche cherche à renforcer la confiance entre les différents acteurs de la chaîne événementielle. Une visite mobilise des équipes, du temps et parfois des déplacements importants, notamment pour les programmes internationaux.
Pour les agences, la clarification des conditions permet de mieux anticiper les dépenses et de cadrer les attentes des clients. Pour les lieux et les prestataires, elle offre davantage de visibilité sur le sérieux des demandes reçues.
La politique reste volontaire. Son efficacité dépendra donc de son adoption par les professionnels et de sa capacité à devenir une référence commune dans les négociations.
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