La budgétisation d’un événement met parfois les planificateurs en difficulté. En effet, il serait tellement plus facile de simplement signer les contrats avec les fournisseurs. Malheureusement, il en faut plus pour un concept dans les normes sur le plan financier. Pour vous aider à maîtriser cet aspect, suivez notre guide !
Ne lésinez surtout pas sur la budgétisation lorsque vous concevez un événement. Cet élément fait partie intégrante des fondements de votre projet. Si elle n’est pas faite correctement, cela peut aboutir à vos pertes. Prenez-vous-y donc des mois avant le jour J afin d’anticiper les éventuels imprévus. Soyez minutieux dans vos analyses pour que tout se passe pour le mieux. Avancez étape par étape en suivant les conseils suivants :
Avant la budgétisation, identifiez la stratégie de votre événement
En événementiel, tout est question de stratégie. Commencez d’abord par les bases. Réunissez tous les éléments conceptuels de votre événement qui vont vous permettre de déterminer la budgétisation globale par la suite. Pensez ensuite à évaluer vos anciens projets pour ajuster les dépenses. Cela vous permettra également de déterminer quels éléments étaient les plus coûteux ou non. Rectifiez le tir si une catégorie consomme trop.
Gardez en tête que l’industrie évolue et que la crise a certainement impacté le marché. Certains prix ont peut-être changé, soyez à jour là-dessus. Une fois cela fait, vous pouvez mettre en place le plan de budgétisation de votre événement. Voici quelques éléments qui y figurent majoritairement : lieu, intervenants, staff, restauration, marketing et communication, technologie, transport, équipement. Ces éléments changent en fonction du type de manifestation, du goût des planificateurs ainsi que de l’objectif de l’expérience.
Estimez vos coûts
Lorsque votre plan est bien établi, la prochaine étape de la budgétisation de votre événement est l’estimation des coûts. Faites une liste de tout ce qu’il vous faut pour chaque catégorie précédemment citée. Notez bien que plus votre budget sera détaillé, plus il sera organisé et précis. Ce qui facilitera votre suivi. Pour le marketing par exemple, pensez aux promotions sur les réseaux sociaux, aux coûts publicitaires, à la production des supports visuels, etc. Appliquez la même méthode pour l’ensemble de vos besoins.
Au fur et à mesure que vous avancez dans la budgétisation de votre événement, commencez à contacter des fournisseurs pour obtenir un devis. Choisissez bien ceux qui répondent à vos exigences et étudiez chaque proposition. Vos choix finaux détermineront votre budget final.
Finalisation de la budgétisation de votre événement
A ce stade, il ne s’agit plus de prévisions. Vous avez déjà signé les contrats avec le site événementiel ainsi que tous les fournisseurs et les membres de votre staff. Vous êtes donc en mesure d’établir les coûts réels de votre manifestation. La budgétisation de votre événement prend forme et votre objectif est de rester dans le vert. Cela signifie ne pas dépasser vos plafonds ou fonctionner au-dessus de vos moyens. Restez dans les marges.
Suivez vos dépenses à la loupe et vérifiez s’ils correspondent ou non à vos prévisions. En événementiel, les imprévus font partie du quotidien. Allouez-y une partie de votre budget (jusqu’à 20 %) afin d’éviter les mauvaises surprises. Dans le même sens, sachez qu’il est possible de modifier votre budgétisation si certains aspects de la planification changent.
Que faire dans la phase post-event ?
Si toutes les étapes précédentes ont été bien respectées, cette dernière devrait être facile. Passez en revue tous les contrats et les factures afin de vous assurer que tout est en ordre. Vous ne devez plus avoir d’obligations financières. Assurez-vous également que toutes vos dépenses ont un coût et figurent dans la budgétisation finale de votre événement. La transparence est de mise lorsqu’il s’agit de finances.
Vous pourrez ensuite en déduire quels sont vos bénéfices ou vos pertes. Ces détails sont à partager avec toutes les parties prenantes à votre projet comme les sponsors. Mettez aussi en évidence si vous avez fait des économies ou des dépassements par rapport à vos prévisions.
Une analyse approfondie de tous ces aspects vous permettra de faire des ajustements pour une meilleure budgétisation d’un futur événement.
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