Dans le secteur événementiel, le choix de la salle est une étape importante dans la gestion. Un faux-pas dans le processus peut impacter à tort l'ensemble du concept. Il est alors très important d'y consacrer un temps considérable. Aussi, analysez toutes les possibilités qui s'offrent à vous. Chaque détail compte.
La salle représente l'endroit où vous allez exécuter votre projet événementiel. C'est là que toutes vos idées et inspirations en tant que professionnel va prendre forme. Il est alors essentiel que vous fassiez le bon choix. Comment procéder ? Nous vous avons conçu ce guide pratique afin d'y parvenir.
La salle : élément incontournable en événementiel
Dans tout projet d'événement, 5 questions de base doivent avoir des réponses. Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Ici, vous répondrez à la question : où ? Sachez que vos invités et participants jugeront votre concept événementiel sur plusieurs points, dont le choix de la salle.
Dans ce secteur, la première impression compte. Si l'environnement où vous emmenez vos convives ne correspond pas à l'esprit de votre événement, cela se ressentira rapidement. Vous devez opter pour un lieu répondant à vos critères de sélection, mais aussi au goût de votre public.
Tant que votre manifestation se déroule indoor, vous devriez toujours passer par cette étape : trouver une salle. Dès à présent, dressez votre liste des meilleures adresses. Vous allez toujours en avoir besoin. Pensez à varier les lieux.
Les critères de choix d'une salle en événementiel
En événementiel, tous vos choix, dont celui de la salle, dépendent avant tout de votre concept. Cela signifie que vous ne pouvez donc pas entamer cette étape si vous ne savez pas encore ce que vous allez réaliser. Une fois votre dossier bien établi, la première question à se poser est : quel type de salle vous recherchez ?
Il est évident que vous n'allez pas opter pour une même salle lors d'une conférence et d'un mariage par exemple. En tout cas, vous avez plusieurs possibilités selon vos besoins. Certains établissements sont déjà aménagés pour recevoir des événements définis : réunions, séminaires, concerts, expositions, congrès, etc.
Deuxième question à poser : quelle capacité nécessite ce projet ?
Vous allez donc sélectionner les établissements en fonction du nombre de personnes qu'ils peuvent recevoir. Notez bien s'il s'agit de places assises ou debout. Dans la même notion d'espace, passez ensuite aux infrastructures que vous pensez mettre en place. Il y a-t-il déjà une scène ou une estrade ? Où allez-vous mettre le bar et les stations pour les buffets ? Avez-vous prévu des installations techniques complexes nécessitant un grand espace ?
Et côté logistique ?
Vérifiez bien que les lieux puissent fournir les caractéristiques d'électricité nécessaires pour vos infrastructures : intensité, voltage, types de prises, etc. Vérifiez chaque détail. N'oubliez pas de mesurer la hauteur du plafond par rapport à celle de votre scène ainsi que de votre éclairage.
Mettez également la lumière sur les questions d'hygiène et de sécurité. Il est primordial que tout soit nickel : toilettes, jardin et tout autre endroit où iront vos invités. Il serait également idéal qu'une salle destinée à l'événementiel dispose d'un parking. Le cas contraire pourrait engendrer des problèmes pour l'équipe d'organisation.
A quel prix ?
Evidemment, vous allez aussi devoir étudier le rapport qualité-prix des lieux. Il est normal que le prix soit assez élevé si l'établissement fournit déjà la logistique de base : tables, chaises, couverts, cuisine, sonorisation, lumières et tant d'autres. Prenez bien en compte les dépenses en sus au cas où l'endroit ne dispose pas de certains aspects importants : service de nettoyage, équipe de sécurité, etc. Assurez-vous que tout soit en accord avec le budget dont vous disposez.
Au lieu de ne choisir qu'une seule salle, prévoyez d'autres plans. Ainsi, vous aurez déjà une solution dans la mesure où votre premier choix n'est plus disponible. En tout cas, effectuez la réservation au plus vite. Pour certains types d'événements, cela doit se faire 6 mois, voire 1 an à l'avance si le lieu est très prisé.
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