En événementiel, la réussite dépend majoritairement de l'efficacité de la gestion. Celle-ci est mise en oeuvre dès la conception et jusqu'à la période post-événement. Afin de ne rien laisser au hasard, nous vous donnons les grandes lignes de cet élément incontournable du travail de planificateur. Soyez prêt à gérer le planning, la promotion, l'opérationnel et les relations avec les invités.
Evidemment, le planificateur ne travaille pas seul. Néanmoins, il doit avoir des connaissances précises sur les tâches à exécuter avant de pouvoir embaucher son équipe. Un bon dynamisme de groupe sera un levier considérable d'une bonne gestion en événementiel. La bonne coordination en est la source. Que vous organisiez un séminaire, une conférence, un salon ou toute autre catégorie de manifestation, le principe de management reste le même.
Premier point de la gestion en événementiel : le planning
Dès que vous avez le concept de l'événement, la première étape est le planning. Mettez en évidence toutes les tâches à faire et adoptez un système d'organisation. Vous pouvez avoir recours à des logiciels spécialisés pour la gestion de l'événementiel si cela vous paraît plus pratique.
En tout cas, c'est à ce stade que le coordinateur démontrera ses capacités en gestion de projets. Ayez un agenda à jour où vous notez tous vos rendez-vous et vos check-in importants. Un chronogramme détaillé vous donnera un aperçu global de l'évolution des actions jusqu'au jour J. L'échéancier répertorie les deadlines. Vous devez donc avoir au moins ces trois documents en plus de la répartition des tâches.
Les budgets, les documents ainsi que les contacts sont également à adapter à votre planning. Quand appeler les prestataires ? Quels documents sont nécessaires pour telle ou telle étape ? Quel budget peut être alloué à telle tâche ? etc.
Promouvoir un événement
La deuxième phase de votre gestion en événementiel est la promotion. Voilà aussi une étape incontournable si votre manifestation est publique. Dans la mesure où vous avez besoin d'attirer du monde, vous ne pouvez pas faire l'impasse sur cette étape.
Plusieurs moyens s'offrent à vous. Cependant, nous vous conseillons d'embaucher une équipe spécialisée en communication et marketing afin d'optimiser vos résultats. Veillez à mettre en avant les outils pratiques pour vos cibles : réservation, inscription, billetterie et paiement peuvent s'effectuer en ligne. Pensez donc à créer un site internet pour votre manifestation. Les réseaux sociaux, les campagnes d'e-mailing, le street marketing, etc., exploitez toutes les options qui s'offrent à vous.
La partie opérationnelle de la gestion en événementiel
La phase opérationnelle représente le centre de votre gestion en événementiel. Vous allez devoir prendre en charge et coordonner toutes les ressources disponibles. Cela commence par le personnel : qui sont les membres de votre équipe ? Ensuite, cela se raccorde avec la gestion des tâches : qui s'occupe de quoi ? Les heures de travail, les salles à utiliser ainsi que toute autre question de logistique sont également à gérer.
Nous réitérons l'importance d'avoir un système d'organisation. Vous devez avoir un ou plusieurs documents de suivi des activités afin de pouvoir assurer la gestion totale de votre événement. Pour choisir cet outil, n'optez pas pour celui qui paraît le plus en vogue, mais celui que vous trouvez facile et pratique à utiliser.
Gérer la relation avec les participants et invités
Toutes les étapes précédentes se concentrent principalement sur les actions à mener pour la préparation. Ici, vous allez jouer votre image puisque vos invités vont juger votre capacité de gestion en événementiel par la relation que vous allez instaurer avec eux.
Commencez par imprimer les badges pour votre staff ainsi que les intervenants. Passez ensuite aux billets. Sans ces éléments, l'équipe de sécurité ne pourra pas laisser passer la personne. Quel système de contrôle allez-vous adopter à l'entrée ? Comment allez-vous gérer la foule ? Faites bien attention à ce que votre public se sente en sécurité et ne passe pas trop de temps à attendre.
Votre travail de gestion en événementiel continue après l'événement. Effectuez des enquêtes de satisfaction auprès de votre public, de vos partenaires et même de votre personnel. Cela vous donnera les points positifs et négatifs de votre performance, mais vous permettra aussi de l'améliorer à l'avenir.
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