Devoir organiser un événement avec un petit budget reflète tout à fait l'aspect contradictoire du métier de planificateur. Celui-ci est à la fois excitant et stressant. En plus, avoir de moyens limités peut représenter un véritable frein à la réalisation d'une manifestation digne de ce nom. Mais si vous êtes prêt à relever le défi, voici quelques conseils qui vous seront utiles.
Comme d'habitude, commencez par établir le budget nécessaire à votre événement, aussi petit qu'il puisse être. Vous devez mettre en évidence les dépenses nécessaires et estimer les revenus susceptibles d'être générés. N'hésitez pas à ajuster ces prévisions au fil du temps. Les changements s'opèrent ensuite au niveau de la gestion de vos ressources, mais aussi de votre stratégie de fonctionnement.
Gérer un petit budget pendant un événement : il faut économiser
Même si l'anticipation est déjà un maître mot de l'événementiel, il le sera encore plus au cours d'un événement à petit budget. Commencez donc votre planification plus tôt que d'habitude. Cela vous donne plus de flexibilité si des ajustements sont nécessaires au fil du temps. Vous avez également la possibilité d'obtenir des devis plus compétitifs et dans certains cas, des réductions. Les professionnels de l'industrie accordent souvent ces avantages-là à ceux qui réservent tôt.
Afin d'organiser au mieux le petit budget de votre événement, référez-vous à des modèles de planification financière. Vous aurez plus de facilité à visualiser vos idées, à structurer vos plans. Les tableurs numériques sont bien plus efficaces que les mémos écrits dans ces circonstances. Ils sont nettement plus faciles à modifier.
D'ailleurs, un événement avec un petit budget nécessite une mise à jour continuelle. Structure et maniabilité doivent être de mise afin de favoriser toute adaptation. Dès que de nouvelles informations sont disponibles, insérez-les dans votre plan. Tout changement doit se refléter dans votre budgétisation : devis, date, données, etc. Aussi, posez-vous les bonnes questions sur vos estimations, vos marges ainsi que sur la solidité de votre plan financier. Ce dernier peut-il faire face à des changements majeurs ?
Redoublez de prudence
Avec un petit budget pour votre événement, vous devez absolument éviter d'avoir des pertes. Cela est bien plus important que de générer des profits. Maîtrisez donc chaque détail de votre planification, de la sélection des lieux à la décoration, en passant par les menus et l'animation. Assurez-vous de couvrir les besoins de bases, puis réduisez les dépenses pour enfin ajouter des sources de revenus.
Toujours dans la même optique d'éviter les pertes, osez faire des changements catégoriques si la situation tourne mal. Mieux vaut avoir un format d'événement totalement différent que s'entêter à mener à bien un projet perdu d'avance. Ayez toujours un plan B.
Être prudent c'est aussi avoir des marges. Lorsque vous obtenez un devis, ajoutez quelques centaines d'euros à ce que vous mettrez dans votre budget. Le surplus vous permettra de faire face aux imprévus et aux variations des coûts.
Prévoyez l'inattendu. Au mieux, mettez en place un fonds de réserve équivalent à environ 25 % de votre budget total. En cas d'urgence, vous aurez déjà une solution à portée de main.
Si vous avez un petit budget pour votre événement, collectez plusieurs devis avant de choisir
Chaque centime que vous économiserez aura une grande importance dans la réussite de votre événement à petit budget. Gardez toujours vos options ouvertes et obtenez au moins 3 devis lors de vos prévisions financières. Vous verrez à quel point les coûts peuvent varier. Comparez autant que possible avant de signer un contrat.
Notez bien également qu'il n'y a pas que le prix qui doit peser dans votre décision. Examinez surtout les petits caractères qui sont les véritables avantages ou faiblesses d'une offre. Comparez les devis en fonction des services disponibles. Le moins cher n'est pas forcément le meilleur. Si possible, négociez les conditions avec le fournisseur que ce soit au niveau des prix ou des offres. Cela pourrait avoir un grand impact sur la proposition finale.
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