Toutes les prises de décisions se font dans un espace de conférence dans le monde professionnel. C'est pour cette raison qu'il ne faut pas minimiser l'importance de l'aménagement et la disposition de la salle de réunion. Cela donne aux participants la possibilité d'échanger des idées librement. Voici quelques conseils pour organiser au mieux une salle de réunion en tenant compte des différentes dispositions possibles.
Les critères à prendre en compte lors de la disposition de la salle de réunion
Lorsque vous procédez à l'aménagement d'une salle de réunion à Paris, prenez en compte :
- La taille de la salle : les dimensions et la configuration de la salle de réunion jouent un rôle important dans la disposition des chaises et des tables.
- Le nombre de participants : il convient de prévoir suffisamment d'espace et de sièges pour accueillir tous les invités.
- L'objectif de l'événement : l‘agencement de la salle doit s'adapter à la nature de la réunion (conférence, atelier, présentation, etc.).
Les types de dispositions d'une salle de réunion
La disposition en théâtre
Les chaises sont placées face à l'écran ou à l'orateur. Les participants sont en mode écoute et laissent l'espace central libre pour les déplacements. Cette configuration est idéale pour les conférences, présentations ou débats avec peu d'interactions entre les invités.
La disposition en U
Cet aménagement favorise la communication entre les participants et permet à l'orateur de circuler dans la salle tout en restant proche des personnes assises. Le grand espace au centre est utilisé pour des présentations visuelles ou des démonstrations de produits.
La disposition en classe
Les tables et les chaises sont placées de façon perpendiculaire à l'écran ou au tableau. Elle a l'avantage d'offrir une grande capacité d'accueil. C'est la disposition de salle de réunion à privilégier lors des formations ou des ateliers nécessitant la prise de notes. De plus, cette configuration facilite l'utilisation d'ordinateurs portables ou de documents de travail.
La disposition en îlots
Cette disposition nécessite la répartition des tables rondes ou rectangulaires dans la salle de réunion. Chaque table accueille un petit groupe. Cela encourage la collaboration entre collègues et facilite le travail en petits groupes.
La disposition en cercle
La salle est entièrement dégagée et les chaises sont disposées en cercle, sans tables. Ce mode d'organisation met en avant la communication horizontale et permet à chaque participant de voir et d'entendre tous les autres.
Adapter l'éclairage et le matériel lors de la disposition de la salle de réunion
Privilégiez toujours l'éclairage naturel afin de garantir des conditions de travail optimales. En fait, les faibles niveaux de luminosité peuvent provoquer une somnolence et nuire à la concentration des participants.
De même, il faut s'assurer que la salle de tous les matériaux nécessaires pour parfaire l'événement comme un écran, un vidéoprojecteur, un tableau blanc, des prises électriques, etc.
Respecter l'intimité et réduire les distractions
Les bruits extérieurs et les intrusions perturbent le déroulement de la réunion. Par conséquent, il faut l'organiser dans un endroit calme. Si c'est pas possible, il faut alors recourir à des solutions d'insonorisation.
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