Une idée d'événement en tête ? Voici les 5 étapes essentielles à la conception d'un projet événementiel.
Beaucoup d'entreprises et de marques veulent mettre en valeur leur savoir-faire par le biais d'un événement. Elles veulent à la fois se faire connaître et à la fois impressionner leurs clients. Cependant, construire ou monter un projet événementiel n'est pas à la portée de tous. Il convient de mettre en place une organisation rigoureuse. En cela, les professionnels du secteur sont de précieuses aides qu'il ne faut pas hésiter à consulter. Ils vous aideront à passer les cinq étapes majeures à la réalisation d'un projet événementiel.
1. Concevoir un projet événementiel
Commençons par le commencement. Il convient dans le cadre d'un projet événementiel d'établir des bases. Tout d'abord, il faut définir la mission de l'événement. À quoi ce rendez-vous particulier va-t-il servir ? Cela peut être la présentation d'un nouveau produit, l'annonce d'objectifs stratégiques, le partage de savoir sur sujet particulier, etc. Une fois que l'on sait exactement pourquoi l'on construit son projet événementiel, il s'agit maintenant d'établir ses objectifs. S'agit-il de réunir le plus de monde possible afin de prouver la force de la marque ? Faut-il attirer de nouveaux clients ? Comment peut-on profiter des retombées médiatiques ? Voilà quelques questions qui nourrissent la constitution d'objectifs pour les entreprises.
Ces éléments serviront à préparer un plan préliminaire. C'est durant cette seconde phase de la première étape que l'on développe le sommaire de l'événement et sa durée. Le choix d'une date, le budget prévisionnel, l'établissement d'une liste de besoins par ordre d'importance, le choix d'un lieu, la réalisation un planning rétroactif sont autant d'éléments à prendre en compte.
C'est aussi la phase de discussion avec les administrations et les autorités. En effet, il faut prévoir si nécessaire la sécurisation du lieu ou de l'espace sélectionné. Dans le cas où le projet événementiel rayonne sur une ville, un secteur d'activité ou une région, il convient de discuter avec les institutions concernées. C'est un bon moyen d'obtenir un soutien financier, de communication, et/ou logistique.
2. Planifier l'événement
La seconde étape détermine précisément le déroulement de l'événement et son contenu. C'est également la phase où la scénographie/l'agencement des animations prend toute son importance. L'agence se procure alors, à l'achat ou en location, les différents équipements sélectionnés lors de la première étape (mobilier, éclairage, sono, logistique, etc.). Puis, elle sélectionne les fournisseurs et les prestataires en charge des animations. Une fois les contrats signés, elle répartit les rôles de chacun suivant un planning précis.
Dans un même temps, il convient de mettre en place un système logistique pour accueillir les fournisseurs, mais aussi le public. Prévoir les modalités de déplacement peut aussi être un bon point si l'on réalise un événement dans plusieurs endroits à la fois.
3. Communiquer autour de son projet événementiel
Une fois la date sélectionnée, les différents plannings bouclés, les prestataires engagés, il faut séduire le public cible. Pour cela, il convient de mettre en place les éléments de communication. Communiqués de presse, visuels, affichage, publicités, site web one pager dédié, création de comptes sur les réseaux sociaux, invitation des influenceurs, sont autant de tâches à effectuer lors de cette étape.
Souvent, les entreprises événementielles débutent cette étape dès la confirmation de l'existence de l'événement. Elles choisissent alors un imprimeur, un développeur de sites web, un attaché presse et un graphiste.
La communication se fait donc avant, pendant et après l'événement. Ceci est important : évoquer les réussites du rendez-vous avec les invités est primordial. Cela permettra au besoin de préparer une seconde édition.
4. Concrétiser son projet événementiel : le jour J
Après de longues semaines ou de longs mois de préparation, il est maintenant temps d'installer et de chorégraphier cet événement tant attendu. Pour certains, cette étape est plus reposante, pour d'autres c'est le moment d'y mettre toute son énergie. Fournir la meilleure prestation qu'il soit, voilà l'engagement des professionnels de ce secteur.
Durant ce rendez-vous, l'agence se doit de répondre aux demandes du client. Cela nécessite de gérer l'accueil, d'être réactif et d'anticiper les imprévus. N'oublions pas les VIP : chouchouter les invités de marque est un sacerdoce. Le client de l'agence sera d'autant plus reconnaissant si elle respecte ces conseils.
5. L'heure du bilan
Une fois l'événement passé, le travail n'est pas terminé ! Établir un bilan avec le client, les prestataires et les fournisseurs s'avère essentiel. Ce rapport revient sur les dépenses effectuées mises en relation à la prestation offerte, permet d'analyser la qualité des animations et l'attitude des prestataires. L'objectif est d'améliorer encore et encore le projet événementiel. Une liste des points positifs et négatifs facilite la mise en place des axes d'amélioration.
Enfin, les retours du public sont particulièrement intéressants. Réaliser un sondage auprès des visiteurs est un autre bon moyen de repérer les axes d'améliorations et les points forts de l'offre. Leur rappeler les points importants de ce rendez-vous dans un communiqué post-événement attire également la sympathie et l'attrait pour le client. Tous ces points sont essentiels pour le fidéliser et, pourquoi pas, recommencer l'expérience.
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Article tres bien articule et pouvant servir de guide meme pour les neophytes.