Pour récolter des fonds ou pour recruter de nouveaux membres, les dirigeants ou les membres d'une association se tournent vers l'organisation d'un événement associatif. Quelle que soit la manifestation que vous voulez organiser, nous vous dévoilons tout ce qu'il faut savoir sur le sujet.
Le but d'un événement associatif est de promouvoir une association, mais aussi de recruter des volontaires. Il faut savoir que l'organisation d'un tel événement demande beaucoup de temps et d'énergie. Mais comment procéder ? Voici les réponses.
Organisation d'un événement associatif : bien définir les objectifs
L'organisation d'un événement associatif est une tâche stressante. D'où l'importance d'avoir des objectifs préalablement fixés. Effectivement, il s'agit là d'une étape cruciale, pour qu'il soit une réussite. Des questions se pose alors : votre événement a-t-il pour but de gagner en visibilité, de présenter votre activité, collecter des fonds ou de recruter de nouveaux adhérents ? vous avez sans doute plusieurs idées en tête. Une fois l'objectif défini, il faut les hiérarchiser.
Par ailleurs, il faut identifier les personnes que vous voulez inviter à votre événement associatif. De ce fait, les messages que vous leur envoyez sont clairs et précis. De plus, elles auront une meilleure idée de ce à quoi elles peuvent s'attendre et ne seront pas prises au dépourvu. Également, cela permet de créer le contenu de la manifestation. En général, l'objectif d'un événement de ce genre figure dans les statuts de l'association loi de 1901. Un article relatif à l'objet de l'association y est mentionné. Il inclut l'organisation d'événements, les buts et les modalités des préparatifs. Par exemple, pour une association à caractère culturel, il faut prévoir un événement culturel. Si c'est pour une association sportive, il faut programmer une manifestation sportive.
Ce qu'il ne faut pas négliger
L'emplacement de l'événement associatif, budget, date, etc., tous ces éléments ne doivent pas être négligés. Pour cela, il est impératif d'élaborer un retroplanning événementiel. Il importe d'évaluer les besoins financiers, mais aussi humains que la rencontre nécessite. Mais pas seulement : il y a aussi les supports de communication ou encore la logistique à prévoir. Après avoir identifié les priorités, il faut répartir les tâches entre les membres et les volontaires. Durant cette phase de préparation, les principaux mots d'ordre sont la cohésion et la responsabilisation.
Il faut aussi garder en tête que ce genre d'événements comporte son lot d'imprévus. Vous devez les anticiper afin de mieux les gérer le jour J. Pour assurer le succès de l'événement, aucun détail ne doit être laissé au hasard. Si vous voulez que tout se passe sans le moindre accroc, le mieux serait de contacter un chargé de communication événementielle.
Quelques cas particuliers
Si vous créez une manifestation grand public (avec plus de 1500 personnes), des dispositions s'appliquent afin d‘éviter tout débordement. Ces réglementations ne se rapportent qu'aux événements associatifs de grandes envergures. Par exemple, si vous organisez un événement sportif réunissant plusieurs équipes, il faudra mettre en place un service d'ordre. Il en est de même pour les rave-parties, il faut monter sur pied un dossier spécifique, peu importe le lieu où elle se déroule.
En ce qui concerne le lieu, les démarches à suivre ne sont pas identiques (si la manifestation a lieu dans une salle ou dans un domaine public). Les cas ne sont pas non plus les mêmes selon la nature : culturelle, sportive, etc. Cela concerne aussi les compétitions et les soirées en général.
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