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définition de l'événementiel pour les professionnels

Qu’est-ce que “l’événementiel” ?

Qu’est-ce que l’événementiel ? A travers cet article, découvrez tout ce que vous devez savoir sur l’événementiel et la communication événementielle. Définition, utilité, cas d’usage…

Pour donner une définition simple de l’événementiel, ce terme désigne tout ce qui concerne des événements. Cependant, on utilise aujourd’hui principalement ce mot pour désigner un secteur d’activité du tertiaire. Le secteur de l’événementiel, donc, est celui de l’organisation d’événements par des professionnels.

Pour bien comprendre ce qu’est l’événementiel, il convient de bien définir ce qu’est un événement. De manière générale, un événement est un fait important et marquant. Cependant, les événements dont il est question ici sont conçus avec un objectif spécifique pour un public cible bien défini.

Ces événements peuvent être organisés pour des particuliers (B2C) ou pour d’autres professionnels (B2B) tels que des entreprises, des collectivités ou encore des associations. Dans le domaine de l’événementiel B2B, les événements peuvent par exemple être des salons, des conférences, des animations commerciales, des inaugurations, des congrès, des réunions de team building, des séminaires, des lancements de produit, des tournées de promotion, ou encore des meetings.

Ces événements peuvent avoir différents objectifs. Ils peuvent viser à informer, à permettre l’échange de connaissances, à encourager le réseautage, à recruter du personnel, à motiver ou remercier le personnel existant, ou encore à renforcer l’esprit d’équipe entre les employés.

Qu’est-ce que la communication événementielle ?

qu'est-ce que la communication événementielle ?

Le principal point commun entre ces différents types d’événements et ces divers objectifs est la communication. En effet, les événements B2B sont avant tout de puissants outils de communication qui permettent de transmettre un message spécifique d’une manière originale et marquante. C’est la raison pour laquelle on emploie très souvent le terme de communication événementielle.

La communication événementielle se distingue des autres formes de communication par le fait qu’elle ne repose pas sur un média. Il est ici question de rassembler à l’échelle humaine autour d’un élément précis. Ceci permet de créer un réel espace d’échange entre les individus, au sein duquel la communication est bilatérale entre les organisateurs et les participants.

Les événements se distinguent aussi des autres formes de communication par leur ponctualité et leur caractère éphémère. De plus, la communication événementielle est pluri-sensorielle : elle permet de toucher les cinq sens des participants, afin de mieux marquer leurs esprits.

Qu’est-ce qu’une agence événementielle ?

réunion d'équipe dans une agence événementielle

Il est certes possible pour une entreprise d’organiser directement ses événements par le biais de son service de communication interne. Toutefois, la conception d’un événement est tout un art, et son organisation présente de nombreuses contraintes techniques.

De fait, le plus souvent, ces événements sont conçus et organisés par des agences de communication spécialisée : les “agences événementielles. Une agence événementielle propose des prestations de conception, de gestion, d’organisation et de promotion d’événements répondant aux souhaits et aux besoins de ses clients.

Une agence événementielle regroupe différents professionnels occupant des fonctions différentes. Le chef de projet et le directeur de clientèle sont chargés de concevoir l’événement et de gérer les relations commerciales avec le client.

Le responsable ou directeur de production s’occupe de la gestion des prestataires, du lieu, et de la logistique générale (comme la réservation d’hôtels, de lieux de rassemblement ou de moyens de transport). Il se charge aussi d’établir les devis et propositions techniques, et peut réviser le projet initial en fonction des contraintes techniques.

Dans un grand nombre d’agences, on retrouve aussi des créatifs chargés de proposer des idées originales pour les événements. Cependant, les directeurs de production capables de faire preuve de créativité sont de plus en plus recherchés.

Le spécialiste de contenu se charge d’agencer le contenu du programme. Le régisseur général et le responsable technique se chargent de la conception technique et d’assurer la faisabilité de l’événement.

Certaines agences recrutent leurs propres techniciens, tandis que d’autres ont recours à la sous-traitance. Les techniciens assurent le bon déroulement de l’événement lorsqu’il a enfin lieu. On compte par exemple le régisseur, l’ingénieur du son, le décorateur, l’éclairagiste, les agents de sécurité

Bien entendu, chaque agence a sa propre organisation. De fait, les rôles peuvent varier d’une agence à l’autre, au même titre que leurs appellations.

Les clés de la réussite en événementiel

Pour réussir l’organisation d’un événement, il faut avant tout être bien organisé. Pour s’y retrouver, les professionnels suivent quelques règles. Tout commence donc par la définition d’un concept. Bien sûr, ce dernier dépendra de l’objectif attendu : lancement d’un produit, sensibilisation sur un sujet, etc. Une fois cela fait, on passe à l’élaboration d’un cahier des charges. En temps que document de référence, celui-ci permet d’identifier les besoins nécessaires pour l’organisation et de bien répartir les tâches. Dès qu’on a une idée précise de ce qu’on veut, on passe au choix du lieu qui y convient le mieux. Le choix de la date, de l’heure ainsi que l’établissement de la liste des invités se feront également à cette étape de l’organisation. 

À part l’organisation, la communication est le second pilier sur lequel repose la réussite en événementiel. De ce fait, il ne faudra pas manquer de médiatiser son événement que ce soit avant, pendant ou après son déroulement. Néanmoins, il convient d’adopter une scénarisation (storytelling) dans sa stratégie de communication. En effet, cela permettra non seulement de différencier son événement, mais aussi de davantage impliquer le public. Évidemment, comme toutes les règles, celles régissant l’événementiel peuvent s’adapter selon les cas. Par exemple, il se peut qu’un concept se base sur le choix d’un lieu bien particulier. Ce qui nous amène au troisième pilier pour réussir un événement : innover. Et on ne peut innover, sans casser quelques règles.

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