Un événement annulé signifie beaucoup de changements, mais surtout plusieurs problèmes à régler pour les organisateurs. Avec la propagation du Coronavirus, la quasi-totalité des événements dans les pays infectés a été annulée ou reportée. Les professionnels sont en alerte. Les impacts économiques se ressentent déjà, mais la gestion des partenaires et des parties prenantes est aussi compliquée. Quel avenir pour votre projet ? Nous vous disons tout.
Dans cette phase difficile auquel fait face le monde entier, vous devez garder un état d'esprit zen. Se mettre dans tous ses états n'aidera probablement pas à résoudre vos problèmes financiers et organisationnels. Restez concentré sur les tâches à exécuter pour faire face à cette crise et explorez toutes les solutions possibles.
Événement annulé : fiez-vous à votre contrat
Un contrat est signé à l'avance par les parties prenantes afin de convenir sur des points précis. Cela concerne principalement les offres et les services, mais aussi les actions à adopter en cas de problème. C'est valable pour la situation actuelle : votre événement a été annulé. Vu que le Coronavirus est la raison principale, il s'agit généralement d'un cas de force majeure.
Cependant, les approches diffèrent d'un fournisseur ou d'un site à un autre. Il se peut alors que vous deviez examiner au cas par cas chaque contrat établi. Dans le meilleur des cas, les parties prenantes peuvent convenir d'une solution commune. N'hésitez pas à contacter vos collaborateurs et en discuter. De plus, les bons partenaires seront toujours prêts à faire preuve d'un certain compromis.
Rassurer les parties prenantes et les participants vis-à-vis de l'événement annulé
La communication de crise entre en jeu. Vous devez être prêt à répondre aux questions de votre public, mais surtout à les rassurer. Commencez par annoncer l'annulation le plus tôt possible. Vous devez mettre vos partenaires au courant de la situation. Veillez à garder une relation de confiance malgré cette perturbation.
Pour ne pas perdre vos participants, utilisez la technologie pour vous rapprocher d'eux. Publiez des mises à jour sur le COVID-19 sur votre site web. Ajoutez même une FAQ sur le sujet. Evidemment, vous devez également donner des informations précises sur les solutions proposées par rapport à l'événement annulé : remboursement, crédit pour la prochaine manifestation, etc.
L'événement virtuel, une alternative à étudier
L'événement virtuel n'est pas un concept méconnu sur le marché. Aux Etats-Unis, il devient l'alternative par excellence des planificateurs en cette période de crise. Le Game Developers Conference, qui devait avoir lieu à San Francisco du 16 au 20 mars, a déjà migré vers le virtuel. Collision's part, attendant plus de 30 000 participants, se transforme en “Collision From Home”. Les participants pourront alors discuter entre eux et suivre le fil des sujets via une application personnalisée.
Il est évident qu'une diffusion en live ne remplacera point l'expérience du direct. Regarder est très différent de participer. Afin d'offrir un événement tangible et significatif, il faudra solliciter l'expertise des professionnels en production événementielle virtuelle.
Votre mission devrait continuer à servir votre communauté, même si votre événement a été annulé. Interviewez les parties prenantes et publiez les vidéos sur les réseaux sociaux. Organisez des présentations en ligne ou créez même une communauté et renforcez votre réseau.
Quel avenir pour le secteur événementiel ?
Il est évident que l'événementiel ne sera plus pareil. Étant le secteur le plus touché par cette crise, il prendra sûrement du temps pour se relever et retrouver son rythme. Cependant, voilà une opportunité pour faire évoluer le domaine. Il serait temps d'axer les événements vers des pratiques bénéfiques pour la santé et la sécurité.
Les professionnels vont se pencher désormais sur les questions de durabilité et aux solutions applicables sur le long terme sur les mesures sanitaires à entreprendre. Ils se concentreront sur leur véritable responsabilité en organisant des événements recevant des milliers de personnes. Une remise en question globale s'effectuera sur les objectifs et les exigences du secteur.
Votre événement a été annulé ? Restez optimiste !
Vous avez désormais le temps de mettre à jour vos stratégies pour garantir l'avenir de votre business. Donnez vie à vos idées enfouies, réajustez le fonctionnement de votre budget, bref, que le renouveau commence !
Si certains de vos matériels prévus pour l'événement annulé sont déjà entre vos mains, trouvez comment les exploiter. Réveillez votre créativité. Voyez cette situation comme une opportunité de renforcer votre boîte. Prenez également le temps pour partager et trouver des solutions avec vos collaborateurs. Le soutien mutuel est très important.
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