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Événement hybride : les leçons de VivaTech 2021

Comment VivaTech, LE plus grand événement tech européen, a-t-il relevé le défi du format hybride pour la première fois en 2021 ? 

C’est pour répondre à cette question, et vous partager tous les retours d’expérience liés à cette première édition hybride, que Caroline Roullet, Chief Marketing Offficer de VivaTechnology, sera présente mercredi 22 septembre prochain de 9h30 à 10h30 sur l’événement en ligne inwink Morning Show.

L’objectif de cet événement : 40 minutes de présentation qui vous donneront des pistes concrètes pour réussir à votre tour votre événement hybride.

Pourquoi intégrer l’hybride dans votre stratégie d’événements BtoB ? 

Un événement hybride est un événement qui combine des éléments digitaux et présentiels, pour offrir aux audiences en ligne comme en physique une expérience optimale. Ce format présente de nombreux avantages. 

Le networking est démultiplié

L’hybride offre aux participants la possibilité de se rencontrer et d’échanger aussi bien en physique qu’en ligne.

La rencontre présentielle reste incontournable, car rien ne peut remplacer le contact humain pour ce type d’interaction. La rencontre digitale, elle, apporte une valeur complémentaire. Si elle ne peut se substituer à la rencontre en personne, elle peut en revanche, en s’appuyant sur l’innovation, offrir des opportunités nouvelles, comme les speed meetings ou les tables de networking en ligne autour d’une thématique ou d’un partenaire.

La portée du contenu est amplifiée

Dans un événement hybride, le contenu des interventions qui ont lieu en présentiel est filmé et diffusé en simultané sur la partie en ligne de l’événement, pour que tous les participants puissent le visualiser.

Grâce à cette approche, l’ensemble du contenu créé spécialement pour l’événement est enregistré. Vous avez donc la possibilité de continuer à promouvoir ce contenu au-delà de la date de l’événement. Cela assure à votre contenu une portée amplifiée, dans le temps, comme dans le nombre de vues.

Les partenaires ont plus d’opportunités de générer des leads

Les sponsors d’un événement hybride peuvent être présents à la fois en ligne et en physique. Cela double pour eux les opportunités de générer des leads commerciaux, et les opportunités de se rendre visible.

L’offre partenaires est donc amplifiée, ce qui vous permet d’augmenter sa valeur en proposant des packages revalorisés et en cherchant d’avantage de partenaires pour l’événement.

L’expérience participant peut être personnalisée

Avec le volet digital, vous avez la possibilité d’offrir des expériences différenciées aux participants, selon leur profil.

Là où l’expérience participant est uniforme sur un événement présentiel, elle peut être segmentée et personnalisée en ligne, en réservant certains contenus et certaines opportunités de networking à des segments de participants identifiés.

L’événement peut toucher un public plus large

Enrichir votre événement physique d’un volet digital vous permet de toucher une audience plus large, sans augmenter proportionnellement les coûts que cela engendre.

Ainsi, vous pouvez faire intervenir des speakers qui n’auraient pu se déplacer, vous pouvez rendre le contenu de l’événement disponible n’importe où dans le monde, et vous pouvez, grâce au replay, continuer à recevoir des participants une fois que la date est passée.

Vous récoltez des informations plus précises sur les participants

Les données que vous récoltez sur vos participants digitaux sont beaucoup plus riches que celles que vous pourriez obtenir sur vos participants présentiels.

Vous pouvez récolter plus d’informations, et ainsi apprendre à connaitre mieux vos audiences, en analysant les sessions auxquelles ils assistent, les thématiques qui les intéressent, et les types de networking qui leur correspond le mieux.

L’empreinte carbone est plus faible

En réduisant le nombre de participants sur place, l’événement hybride réduit aussi l’empreinte carbone générée : moins de transport, moins de consommations matérielles, moins de repas gâchés, etc.

Comment organiser un événement hybride ?

Caroline Roullet de VivaTechnology reviendra sur l’organisation de VivaTech 2021 pour vous partager bonnes pratiques et insights stratégiques sur l’hybride.

Une année 2021 incertaine pour VivaTech

Suite à l’annulation de l’événement en 2020, et avec une année 2021 très touchée par la crise sanitaire et économique, VivaTech se trouvait dans un contexte incertain au début de l’année.

VivaTech étant un événement tech, le déploiement sur le digital semblait logique et aligné avec le positionnement même de la marque. Cependant, les équipes organisatrices ont toujours été convaincues de la force du rassemblement physique, du lien humain et de l’émotion propre aux rencontres en personne.

C’est pourquoi Viva Technology a fait le choix en 2021 de se lancer sur un format d’événement hybride.

Les objectifs de l’hybride pour VivaTech

Pour les équipes organisatrices, l’hybridation de l’événement répondait à plusieurs objectifs : 

  • décupler la dimension internationale de l’événement
  • continuer à apporter une expérience utilisateur riche, complète et premium
  • répondre aux attentes fortes des exposants

Inscrivez-vous gratuitement au inwink Morning Show du 22 septembre (de 9h30 à 10h30) pour découvrir comment les équipes de VivaTech ont répondu à ces différents objectifs. 

Au programme : 40 minutes de présentation, suivies d’un moment d’échange et de questions-réponses avec VivaTech et inwink. Le tout en format 100 % digital.

Ne manquez pas ce rendez-vous pour tout comprendre sur l’événement hybride : inscrivez-vous dès maintenant ! 

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