Le meilleur organisateur événementiel n'est pas obligatoirement le plus réputé. Il doit correspondre à votre événement et répondre à vos critères. Vu la concurrence sur le marché, vous ne manquerez certainement pas de candidatures. La tâche la plus difficile sera de départager les prétendants au poste.
Que vous soyez directeur d'agence ou êtes à la tête d'une entreprise, vous ne pouvez pas toujours tout gérer vous-même. Mais pour que votre projet se déroule sans accroc, vous aurez besoin du meilleur organisateur événementiel à vos côtés. Dénicher la crème de la crème nécessite du temps, de la stratégie, de la rigueur et un sens aiguisé du discernement. Appuyez-vous sur notre guide afin de ne rien laisser au hasard.
Le meilleur organisateur événementiel doit comprendre vos objectifs
Bien avant de rechercher le meilleur organisateur événementiel pour vous accompagner, faites le point sur votre projet. Soyez sûr de ce que vous voulez réaliser et fixez des objectifs à atteindre. C'est le seul moyen de mesurer les performances de la planification par la suite. Mettez également au clair le budget de fonctionnement à votre disposition et délimitez les raisons de l'embauche.
Vous devez maîtriser l'événement sur le bout des doigts avant de le confier à quelqu'un d'autre. Cela vous permettra également d'évaluer vos candidatures. La personne de votre choix doit être en mesure de mettre en pratique le thème choisi et de véhiculer les messages à transmettre.
Comment trouver le meilleur organisateur événementiel ?
Limitez vos recherches aux professionnels spécialisés dans votre type d'événements : séminaire, conférence, gala, etc. Si cela est trop restrictif, déterminez seulement ceux qui ont de l'expérience dans la planification de manifestations corporate et ceux qui sont à l'aise dans les événements publics.
Demandez également l'avis de votre entourage. Vos connaissances vous feront part de leurs expériences, bonnes et mauvaises. Cela pourrait vous mettre sur la piste du meilleur organisateur événementiel ou de celui à éviter. Mais attention, le bouche à oreille n'est pas toujours efficace.
Il est également conseillé de solliciter les avis des professionnels du secteur. Il peut s'agir de précédents clients, de bureau de congrès ou d'associations spécialisées. Leur expertise vous seront d'une aide précieuse, mais la sélection dépendra de vous uniquement.
Le processus de sélection
Après les étapes précédentes, vous aurez une liste de candidats potentiels à votre portée. Certains ont été conseillés par votre réseau, d'autres ont envoyé leur dossier. En tout cas, ils se trouvent tous au même point de départ, il ne doit y avoir aucun favori. Dans un premier temps, ce sera à vous de parler de votre projet. Faites-leur part de vos objectifs et de vos attentes envers le meilleur organisateur événementiel que vous allez embaucher.
Faites une première sélection par rapport au dossier en votre possession. Éliminez ceux qui ne correspondent pas à vos critères. Au final, vous ne devriez avoir que 3 candidats. Chacun d'entre eux aura un entretien avec vous. Ce sera l'opportunité d'en savoir plus sur leurs précédentes réalisations.
Une fois cela fait, demandez-leur comment comptent-ils prendre en main votre événement. Le meilleur organisateur événementiel doit être capable d'anticiper les imprévus. Il sera chargé de gérer le budget, de respecter les délais et le nombre d'invités. Il doit être en mesure de répondre à vos attentes et de se démarquer des autres.
N'oubliez pas d'aborder la question de la rémunération. Cela s'inclut dans votre budget. Les tarifs du meilleur organisateur événementiel dépendent de ses attributions, de ses qualités, de son expérience. Cela varie donc d'un professionnel à un autre.
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