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Gestion de la file d’attente : les solutions efficaces en événementiel

Une meilleure gestion de la file d’attente figure souvent parmi les points à améliorer au cours des grands événements. Cela est autant valable pour les festivals, les concerts, qu’un événement dans un musée ou même les soirées privées. Pour éviter les mauvaises retombées suite à ce problème, nous vous proposons des solutions innovantes et efficaces. Prenez connaissance des procédures en ligne possibles, du cashless, mais aussi des systèmes d’accélération du contrôle des entrées. Nous vous montrons également comment rendre votre file d’attente attrayante pour le public.

Toute assistance n’aime pas attendre, surtout lorsque elle a payé pour assister à un événement. Cette difficulté de gestion de file d’attente se remarque souvent, même pour les manifestations les mieux préparées. Les conséquences ne sont favorables ni pour les organisateurs ni pour les participants, ce qu’il faut changer impérativement. Rassurez-vous, vous allez pouvoir y remédier.


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Préférer les procédures en ligne pour une meilleure gestion de la file d’attente

A cette heure où l’internet est disponible partout et sur tous les périphériques habituels, l’utiliser à bon escient représente la première solution pour la gestion de votre file d’attente. Cela économisera le temps de votre cible et facilitera votre suivi et contrôle du nombre des participants. Les inscriptions peuvent s’effectuer à partir de votre site ou d’une autre plateforme en ligne.

Pour que cette méthode soit approuvée par ses utilisateurs, prévoyez une interface claire et facile à remplir. Idéalement, proposez un nombre limité de questions avec des réponses prédéfinies. Plus l’inscription est un étape simple, plus le participant arrivera à finaliser son achat. Avec un peu de chance, il attribuera déjà une bonne impression à votre événement et en parlera autour de lui. 

Une grande diversité de plateformes propose désormais des services de vente de billets en ligne. Cette solution vous évite de gaspiller du papier pour les impressions et permet à votre public d’acheter les billets sans se déplacer. Vérifiez toutefois qu’il s’agit d’un site sécurisé et crédible pour le paiement à distance.

gestion fil d'attente paiement en ligne

Cashless : une solution idéale pour la gestion de la file d’attente

La cashless est la nouvelle perle du paiement dématérialisé. Signifiant littéralement “sans cash”, ce service met à disposition des demandeurs divers types de périphériques avec lesquels ils pourront effectuer leur paiement. Fini les risque de perte d’argent en cours de route, avec cashless, vous avez votre porte-monnaie ambulant entièrement sécurisé. Il se recharge en prépayé ou directement via votre carte bleue.

Dans l’événementiel, on utilise surtout les cartes et les bracelets, mais il n’est pas rare de relier le service cashless au billet d’entrée. Ainsi, rien qu’un simple contact suffit pour approuver votre transaction. Le cashless est devenu un outil très prisé dans une perspective de gestion efficace de la file d’attente, surtout lors des festivals. Finie la longue file pour acheter le billet puis encore une autre pour l’entrée. 

Se lancer dans le contrôle high-tech des entrées

Apportez une touche moderne à votre événement tout en profitant d’une solution pour la gestion de votre file d’attente. Pour ce faire, tout repose sur le système de contrôle des entrées. La plus utilisée reste le QR Code et le code barre. Imprimez l’un d’eux sur tous les pass, billets et badges. Certains professionnels disposent déjà de l’appareil destiné à scanner chacun d’eux et à approuver ou non son authenticité. Cela s’avère plus facile que la vérification sur une longue liste ou le contrôle individuel de chaque billet de visu. Plusieurs applications servant à scanner ces codes avec le smartphone sont aussi disponibles.

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Rendre le temps d’attente intéressant

Les solutions proposées précédemment nécessitent un certain coût. Si le budget ne vous le permet pas ou que vous préférez la méthode habituelle, apportez un peu d’originalité à votre gestion de la file d’attente. Proposez des activités aux participants en attendant leur tour. Cela peut être une séance d’information avec le personnel ou simplement un moment d’échange avec le reste du public.

Vous pouvez aussi aménager d’autres salles ou espaces de divertissement pour l’attente. Ainsi, les gens ne voient plus le temps passer. N’oubliez pas d’accompagner cette solution par un système de numérotation selon l’ordre d’arrivée des participants.

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