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Guide pour l’organisateur en cas de perte de bagages

Guide de l'organisateur en cas de perte de bagages

Vos bagages se sont perdus pendant le voyage ? Pas de panique, on a ce qu’il vous faut. Nous le savons tous, la période des fêtes est propice aux voyages. Et qui dit voyage dit aussi bagages, mais également perte de bagages ! En tant qu’organisateur événementiel, il est de votre rôle de veiller à ce que chacun puisse vivre un moment exceptionnel pendant votre événement, et cela concerne aussi bien leurs bagages. Pour aujourd’hui, nous partageons avec vous le manuel à suivre pour aider vos participants à ne pas perdre leurs bagages en route. Suivez le guide !

Perte de bagages : soyez malin et anticipez

Avant de partir, pensez à transmettre cette directive à vos participants : glisser une étiquette avec leurs coordonnées à l’intérieur de leurs valises. Ensuite, vous devez les inciter à prendre des photos du contenu de leurs bagages enregistrés. Cela peut toujours servir en cas de souci. Et si vous avez un traqueur Bluetooth type AirTag, c’est le moment de l’utiliser !

Pensez aussi à leur dire de vérifier si leur carte bancaire prévoit un remboursement en cas de retard de bagages. Pratique pour compléter l’indemnisation de la compagnie aérienne.

Oups, ils se sont envolés sans eux !

Malgré toutes vos précautions, un de vos participants arrive à destination et ses bagages brillent par leur absence ? Pas de panique ! 

Avec lui, allez immédiatement signaler la perte au comptoir de la compagnie et notez bien le numéro de dossier reçu. 

De plus, encouragez vos participants à conserver tous les tickets de caisse pour les achats de première nécessité effectués pendant l’attente de leurs bagages égarés. Les compagnies sont tenues de rembourser sur justificatifs, sans plafond journalier arbitraire.

Perte de bagages : s’armer de patience

Suivant les compagnies aériennes, les bagages sont déclarés perdus officiellement lorsqu’on ne les retrouve pas dans les 5 à 14 jours qui suivent l’arrivée du passager. Heureusement, il y a un dispositif de compensation mis en place. Vous devez recommander à vos participants de se munir de ses justificatifs. C’est seulement ainsi qu’ils pourront recevoir une indemnité de perte venant de la compagnie aérienne. Cette indemnité équivaut à la valeur de ce que le passager a perdu.  

Les compagnies doivent également leur rembourser les frais de bagages payés pour des bagages égarés.

Profiter quand même des fêtes

Bref, avec toutes ces procédures, récupérer les bagages égarés peut prendre du temps. 

Notre conseil ? Incitez quand même vos participants à profiter de l’événement, à se détendre et à se faire plaisir avec quelques emplettes d’urgence. Ils seront remboursés ! C’est aussi l’occasion de tester de nouvelles tenues.

Les bagages perdus, c’est pénible mais ça arrive même aux meilleurs. L’important est de suivre les procédures pour obtenir compensation. 

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