À la « faveur » du confinement induit par la pandémie de covid-19 et l'impossibilité de réunion physique conséquente, on a vu fleurir en France et ailleurs un nouveau type de rassemblement particulièrement bien adapté à la situation : l'événement digital. Mais qu'est-ce au juste qu'un événement digital ? Moon Event – prolifique agence parisienne spécialisée dans l'événementiel d'entreprise – nous explique les conditions d'émergence de ce format novateur, son fonctionnement, ses avantages et ses limites.
Genèse de l'événement connecté
Le recours aux outils numériques n'est pas une nouveauté dans le monde de l'événementiel. De fait, les technologies digitales étaient déjà avant la pandémie l'apanage de certaines sociétés novatrices se dédiant à l'organisation d'événements, et même parfois, notamment pour Moon Event, leur fer de lance. Et c'est bien l'originalité de l'expérience vécue lors d'une manifestation en partie digitalisée qui avait permis à l'agence de se démarquer dans le paysage de l'événementiel d'entreprise. Toutefois, avant la pandémie, si l'élément virtuel avait déjà tendance à pénétrer le monde de l'événement, son utilisation demeurait bien plus une exception que la règle, et l'évolution du secteur vers le numérique concernait plutôt la communication autour d'un événement physique que l'événement lui-même.
Lorsque la crise sanitaire frappe le monde au mois de mars 2020, toute réunion de personnes physiques est subitement interdite. Si bien qu'il devient nécessaire, sinon vital, de conserver un lien, un contact direct avec le monde extérieur via d'autres canaux. Assez rapidement, les réunions en ligne (Microsoft Teams, Google Meet, Zoom…) deviennent monnaie courante aussi bien dans la sphère privée que professionnelle, permettant d'assurer le minimum vital de sociabilité. Côté événementiel néanmoins, l'avenir ne semble alors pas des plus réjouissants : Moon Event voit en quelques semaines la presque totalité de ses projets s'annuler, laissant présager une débâcle imminente pour l'intégralité du secteur évènementiel…
La nécessité de mettre en relation collaborateurs et clients, de poursuivre activités de communication et de promotion dans un contexte de pression sanitaire inédit pousse l'agence à faire preuve d'une redoutable capacité d'adaptation et de réinvention. Une alternative, le seul possible en situation de confinement strict, se dessine : celle du tout-connecté. C'est ainsi que nait l'événement digital.
Définition de l'événement digital
Parfaitement adapté aux restrictions sanitaires et règles de distanciation sociale, l'événement digital (ou encore événement virtuel, en ligne ou numérique) reprend les codes d'un événement physique tout en tirant parti de l'incroyable potentiel offert par les outils digitaux. Plus concrètement, l'événement est simultanément organisé dans un lieu physique déterminé (plateau TV, bureau, etc.) et sur une plateforme en ligne à laquelle les participants vont pouvoir se connecter depuis leur bureau ou leur domicile. Pour ce qui est du contenu, on retrouve lors d'un événement digital les mêmes éléments que ceux d'un événement physique. Ainsi les participants peuvent assister à des conférences en ligne assurées par animateurs et autres intervenants physiquement présents sur un plateau, mais aussi prendre part à divers ateliers et interagir avec les autres participants connectés.
Cette solution digitale développée dans les premières heures de la pandémie par Moon Event (baptisée Événement Digital Expérience) se heurte d'abord à la frilosité de clients peu familiers de ce format. Moon Event poursuit malgré tout un infatigable travail de sensibilisation, confiante en son modèle d'événement avant-gardiste. Ce qu'en septembre 2020, avec la nouvelle obligation de porter le masque dans l'espace public – synonyme de non-retour à la normale avant longtemps encore – que la recette fait mouche.
Les avantages de l'événement digital finissent par convaincre et les projets (captations live pour des conventions, soirées de fin d'années et autres team-building) se multiplient très rapidement pour Moon Event.
Les vertus du tout-digital, ses limites, son avenir
De quels avantages parle-t-on ? Certes, l'événement digital ne parviendra sans doute jamais à égaler en convivialité une réunion physique d'hommes et de femmes en chair et en os, et le niveau d'attention des participants digitaux sera certainement toujours plus fragile que celui d'invités réels. Pour contrer ces limites inhérentes au format digital, tout l'enjeu d'un événement connecté réussi sera de parvenir à créer de l'interaction et de la participation au cours de l'événement, d'humaniser la machine en quelque sorte. Malgré cette insuffisance constitutive aisément dépassable, la solution digitale porte en elle quelques qualités non-négligeables.
L'impact d'abord. Les contraintes géographiques et temporelles n'existent plus. Peuvent participer à un événement digital un nombre virtuellement infini de personnes vivant aux quatre coins de la planète. Le public devient beaucoup plus large et cosmopolite, et la fonction replay d'un événement connecté a raison des fuseaux horaires. Ensuite, le recours aux outils digitaux permet de gagner en concision à la fois dans la présentation et dans la transmission du/des message(s), mais offre également une liberté beaucoup plus grande en termes de créativité : un nombre illimité de décors, d'animations ou d'illustrations sonores sont accessibles en un clic. Autre avantage, directement lié au précédent : la flexibilité !
Un événement digital supporte un changement de dernière minute (d'intervenants ou de programme) beaucoup plus facilement qu'un événement physique. Une simple modification de paramétrage de la plateforme et le tour est joué ! L'économie ensuite, aussi bien en termes de temps d'organisation et de logistique que d'argent investi, est à prendre en compte aussi. Une équipe réduite fait ici l'affaire. Également, le bilan carbone d'un événement digital est nettement meilleur que celui d'une réunion physique. En évitant déplacement, scénographie jetable, goodies et autres prints, on réduit drastiquement l'empreinte écologique d'un événement. Enfin, d'un point de vue data et traçabilité, l'événement digital s'avère très performant : il permet de récolter des informations précisément quantifiables sur les participants, mais aussi de mesurer le succès de l'événement.
Conclusion
Pour conclure, si l'événementiel a profondément été impacté au cours de ces 18 derniers mois, il aura aussi été le secteur économique le plus résilient. Il apparaît en effet que les sociétés évènementielles les plus enclines à prendre le virage du tout-digital au bon moment, à l'image de la pionnière Moon Event, parviennent aujourd'hui à tirer leur épingle du jeu. Si la démocratisation de l'événement digital était d'une certaine manière inéluctable, la pandémie a fait office d'accélérateur de particules, précipitant la mutation déjà en cours de tout un secteur vers le numérique. Dans la perspective d'un assouplissement des restrictions gouvernementales, un nouveau modèle commence déjà à voir le jour : l'événement hybride, combinant la chaleur du contact humain et l'infini potentiel du digital…
Site internet de l'agence : https://www.moon-event.fr/
- Partager l'article :
