La pratique à adopter en matière de budget pour l'événementiel en post-pandémie est avant tout : “faire plus avec moins”. La reprise requiert deux fois plus d'efforts pour les planificateurs. Ils doivent à la fois surpasser leurs anciennes réussites et rattraper les pertes des 15 derniers mois. Il faut alors gérer efficacement les ressources, notamment l'argent.
La Covid-19 a donné une place importante à la technologie. Les formats virtuel et hybride font désormais partie intégrante de la nouvelle normalité de l'événementiel, d'où leur intégration dans le budget. 66 % des organisateurs d'événements prévoient des coupes budgétaires pour leurs événements hybrides et virtuels en 2021 selon Bizzabo. Les coûts de ces événements augmenteront considérablement.
Budget événementiel en post-pandémie : comment s'y prendre ?
D'abord, vous devez avoir un plan. Aucun planificateur ne fonctionne sans savoir à l'avance ce qu'il veut accomplir. Cartographiez votre projet événementiel afin de définir un budget facilement. Mettez un chiffre sur ce dont vous avez besoin : approvisionnement des sites, technologie, marketing, restauration, etc. Mettez en évidence les variables et commencez.
L'anticipation est plus importante que jamais dans le budget en post-pandémie. La crise a prouvé que rien n'est totalement prévisible en événementiel. Ainsi, ayez toujours l'équivalent de 20 % de votre chiffre d'affaires à disposition pour couvrir les urgences de dernière minute.
Même si votre événement se déroule en face à face, ne lésinez pas sur le numérique. Le format virtuel est efficace pour rester en contact avec votre public et étendre la zone de couverture de votre concept. Lorsque le format physique pourra reprendre normalement, ces personnes-là seront vos premiers participants. Créez dès à présent l'effet “wow” pour optimiser vos retrouvailles.
Les sponsors restent dans les rangs pour le budget de post-pandémie. Rappelez-vous pourquoi sont-ils importants pour votre événement. Déterminez quels intérêts ils recherchent et comment vous allez collaborer.
Les nouvelles mesures de santé et de sécurité sont incontournables. Si vous ne savez pas vous y prendre, cela pourrait vous coûter cher. Donc, établissez un guide de protocoles et tenez-vous-y. N'en rajoutez et n'en supprimez pas en cours de route, sauf si cela est incontournable.
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