La salle que vous choisissez pour votre séminaire contribue à sa réussite (ou son échec). Il est primordial que cela penche en votre faveur et que les participants s'y sentent bien. Cependant, il ne suffit pas de choisir un hôtel de luxe parce qu'il est un établissement de renom par exemple ou un autre parce qu'il possède une salle de réunion.
En fait, il y a plusieurs paramètres à prendre en compte lorsque vous faites le choix d'une salle de séminaire. Cela ne dépend pas uniquement des goûts des participants ou de la réputation du lieu. Afin que vous ne fassiez pas ces erreurs, nous vous faisons part de ce qu'il faut considérer avant votre événement.
Choisir une salle de séminaire en fonction de sa situation géographique
Il est quasiment inutile de rechercher une salle de séminaire en dehors de la ville dans laquelle il va se dérouler. Cependant, vous pouvez considérer le type d'environnement que vous souhaitez avoir : la mer, la montagne, etc. Cela doit correspondre avec le concept de l'événement. Attention à ne pas omettre les contraintes logistiques si l'endroit se trouve assez loin. Cela pourrait avoir des impacts sur le budget également.
Si vous décidez de voyager à l'étranger, faites quelques recherches sur les saisons touristiques sur place. Évitez à tout prix de réserver votre salle de séminaire en même temps que les vacanciers. Les prix sont exorbitants en cette période et les participants risquent d'être distraits. Il en est de même pour les dates de foires et de salons. Tant qu'il y a trop de monde sur place, la destination n'est pas idéale pour ce type d'événement. Que vous alliez faire une virée au milieu des bois ou sous le soleil, vérifiez toujours cet aspect.
Quel type d'établissement recherchez-vous ?
Bien que l'hôtel soit le type d'établissement par excellence pour un séminaire résidentiel, une simple salle pourrait faire l'affaire pour les autres formats. Le plus important est d'avoir la capacité recherchée ainsi que la logistique nécessaire sur place : projecteur, WiFi, etc. Cependant, le standing doit aussi s'accorder avec celui de l'entreprise ainsi que des participants.
Si vous optez pour un hôtel, prenez en compte le nombre d'étoiles, les avis des clients précédents, la qualité des chambres. Plus il y aura de services disponibles sur place (restauration, activités de groupe…), moins vous aurez du mal à vous organiser. Soyez soucieux du détail pour que le lieu choisi soit confortable, agréable et sécurisant.
Une salle de réunion est indispensable lors d'un séminaire
Votre salle de séminaire doit s'adapter aux activités que vous souhaitez organiser pendant votre événement. Ainsi, le mieux serait d'avoir un espace modulable à votre disposition. En tout cas, vous devez faire part de vos besoins techniques bien avant le jour J. Cela comprend le matériel de projection et de visioconférence, le paperboard, les tables rondes et autres éléments selon vos besoins. Votre cahier des charges doit être clair.
Il faut avoir des activités à proximité
La salle de séminaire est destinée à vos réunions, mais vos participants auront besoin de se divertir par la suite. Rappelez-vous que le séminaire est aussi organisé pour que les collaborateurs nouent des liens. Les activités de groupe sont favorables à cela. L'événement sera alors plus efficace si des animations ludiques ponctuent les séances. Si le lieu n'en propose pas, il serait idéal d'en avoir dans les environs. Qu'elles soient sportives ou culturelles, le plus important est que tout le monde passe un bon moment ensemble.
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