Convier un VIP lors d'un événement que vous allez organiser n'est pas une mince affaire. Cela requiert une planification additionnelle, plus de rigueur et même des ressources supplémentaires. Cela inclut tout aussi bien le budget que la logistique. Lorsque vous invitez une personnalité importante, vous jouez beaucoup sur votre réputation.
Dans la mesure où tout se passe bien, vous récolterez des lauriers. Mais si vous commettez des erreurs, vous risquez de payer le prix fort. Il se peut même qu'après l'événement à organiser vous perdiez vos relations professionnelles avec le VIP en question. Au-delà des standards de la planification événementielle à suivre à la lettre, voici des aspects auxquels il faut prêter attention.
Organiser un événement VIP nécessite une réorganisation des accès
Il n'y a que deux possibilités d'accès lorsque vous décidez d'organiser un événement en présence d'un VIP. Soit celui-ci fait une entrée de star, soit il passe incognito. Dans le premier cas, pensez à un tapis rouge et offrez-lui le maximum de visibilité et de lumières. Pour le second cas, vous devrez vous assurer que personne ne vienne entraver le chemin du VIP. Sa zone d'entrée devra être privée et strictement interdite au public et aux paparazzis.
Pour ce faire, élaborez un itinéraire à l'avance : depuis le point de dépôt, le VIP passera par quelles zones précisément. Posez des signalisations pour informer sur les zones d'accès restreint. Déterminez à quel moment le personnel de sécurité devra se poster et où. N'oubliez pas de prévoir des itinéraires de secours pour entrer ou sortir des lieux en cas de problème.
Le green room, incontournable pour un VIP
Similaire à la loge pour les artistes, le green room ou salle verte désigne l'espace dans lequel les comédiens se préparent et attendent avant, pendant et après un spectacle. Pour organiser un événement digne d'un VIP, vous devez prévoir un green room pour lui. Il pourra s'y reposer en attendant de monter sur scène ou entre ses apparitions.
Aménagez bien cet espace pour que le VIP s'y sente bien. Choisissez des sièges confortables, mettez de la nourriture et des boissons à disposition. Vous pouvez même y inclure un petit espace de travail. Mais surtout, il faut un accès à des toilettes privatives. Afin d'éviter les mauvais choix, n'hésitez pas à demander les préférences et les requêtes spéciales de vos VIP.
La sécurité : élément fondamental pour organiser un événement VIP réussi
Les erreurs pourraient être remédiables, mais si elles concernent la sécurité au cours de l'événement VIP que vous allez organiser, elles seront inadmissibles. Ainsi, pensez à renforcer la sécurité, notamment autour du green room ainsi que de toutes les zones par lesquelles passera le VIP.
Votre personnel doit être en mesure de gérer les éventuelles perturbations. Vous devez avoir un plan de gestion de risque pour que chaque professionnel connaisse le protocole à suivre selon les circonstances. Généralement, cela comprend trois niveaux de tactiques, passant de douce à énergétique, en fonction du comportement de l'élément perturbateur.
Pour organiser un événement VIP qui ravit le public, le planificateur met souvent en place des sessions de séances de photo et de rencontre. La sécurité entre en œuvre dans ces parties de la programmation. Elle doit rester à proximité du VIP et contrôler chaque personne qui vient dans la zone dédiée aux photos et aux rencontres. Le planificateur doit fournir un laissez-passer d'accès unique à cette zone à l'avance aux personnes concernées.
Organiser un événement VIP réussi, c'est avoir une communication bien établie avec toutes vos équipes. Établissez également une relation de confiance avec le staff du VIP pour qu'ensemble vous puissiez atteindre la réussite et évitez les problèmes. Il est important que vous vous aligniez sur les attentes, les besoins et les préférences du VIP.
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