Un séminaire à l’étranger ? Mais quelle idée ! Vous vous dites peut-être que cela n’est pas possible ou que cela va coûter trop cher. Pourtant, ce concept fera le plus grand bien à votre entreprise ainsi qu’à vos collaborateurs. Pour que vous le réussissiez, nous vous dévoilons les grandes étapes à franchir. Suivez le guide !
En organisant sur un séminaire à l’étranger, vous offrez un dépaysement total à votre équipe. Ce qui va fortement la motiver et susciter la cohésion entre ses membres. Vous observerez très tôt à quel point leur productivité va monter d’un cran. Cela prendra la forme d’une récompense à leur égard, ce qui renforcera leur sentiment d’appartenance à l’entreprise. D’ailleurs, cette dernière gagnera de la visibilité grâce à vos activités en dehors de la frontière du pays. Profitez-en pour conquérir de nouveaux marchés !
Concevoir le concept de son séminaire à l’étranger
Avant de préparer le voyage, définissez d’abord les objectifs de votre séminaire à l’étranger. Répondez donc aux principales questions de bases : pourquoi organiser ce voyage ? Qui seront les participants ? Quand cela aura lieu ? Combien de jours le séminaire va-t-il durer ? Quels sujets seront abordés ? Quels sont les résultats escomptés à l’issue de ce projet ?
Vous devez avoir une image claire de ce que vous souhaitez proposer avant de vous lancer dans les prochaines étapes. Cela représente la base de l’ensemble de votre séminaire à l’étranger. Bien qu’il s’agisse d’un voyage, ce ne sont pas des vacances. Essayez de ne pas improviser puisque cela concerne la vie de votre entreprise.
Délimiter le budget
N’allez pas viser au-delà de vos moyens. Sollicitez votre responsable financier afin de mettre les points sur ce que vous pourrez offrir à vos collaborateurs. Réunissez également tous vos planificateurs d’événements afin de délimiter s’il y a des parties de l’organisation où il est possible d’avoir des réductions.
Petite astuce, effectuez la réservation de votre transport en avance pour bénéficier du meilleur prix. Aussi, évitez de choisir une période en haute saison touristique. Les prix risquent d’augmenter aussi bien pour le logement, le coût de la vie sur place que les billets.
Choisir la destination de votre séminaire à l’étranger
Commencez par lister toutes les destinations qui vous paraissent intéressantes et passez en revue les avis des clients. Déterminez ensuite les prix, les hébergements disponibles ainsi que les activités possibles sur place. Mettez en avant ceux qui correspondent à votre concept ainsi qu’à votre budget.
Vérifiez bien que vous avez la logistique nécessaire pour un séminaire, même à l’étranger. Salle de réunion, système de transport en commun, repas de groupe, etc. N’oubliez pas de trouver l’hébergement adéquat pour votre équipe. Rappelez-vous d’un détail : réserver plus tôt, c’est payer moins. Il faudra également penser aux infrastructures utiles pour les activités : animations insolites, soirée de clôture et autres. Même si vous aimez les plages au sable fin, si cela ne correspond pas aux fondements, à l’identité et aux objectifs de l’événement, il va falloir faire l’impasse dessus. Étudiez bien vos besoins.
Préparer le dossier de chaque participant
Vérifiez la législation de votre destination et prenez connaissance des démarches en ce qui concerne les demandes de visa, les vaccins requis, les droits de douane. A cela s’ajoutent les informations que vous jugerez pertinentes de communiquer à votre équipe : us et coutumes, devise, etc.
Ensuite, vérifiez chaque dossier qui arrivera entre vos mains. Veillez à ce que celui-ci soit complet et en règle. Une seule erreur pourrait mettre en péril la demande de l’ensemble des participants puisqu’il s’agit d’un voyage de groupe.
Rédigez un programme détaillé de votre séminaire à l’étranger
Vous devez tout préparer à l’avance, absolument tout. Vous pouvez même arriver un jour (ou plus) plus tôt afin de vous assurer que tout se déroule comme prévu. Procurez le programme du séjour aux participants. Mettez-y toutes les activités par ordre chronologique avec des heures et durées précises. Notez bien vos coordonnées ainsi que les numéros d’urgence du pays dans le document. C’est une bonne manière d’anticiper les problèmes.
Pour un séminaire à l’étranger réussi aux yeux de tous, alternez les séances de travail avec les activités. Explorez la beauté de votre destination, partez à la découverte de sa culture et de sa richesse locales. Profitez de l’ambiance sur place avec votre équipe.
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