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Comment planifier un événement hybride ?

planifier événement hybride
Organiser un événement grâce à sos event

L’événement hybride est la star de la nouvelle normalité, encore faut-il savoir le planifier convenablement. Ce nouveau format compte plus d’un avantage à son actif. Il bénéficie à la fois des points positifs du virtuel, tout en offrant les joies du face à face. Mais cela équivaut également à plus de travail, plus de tâches à gérer. Voici des conseils pour vous aider à mieux vous y prendre.

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Pour planifier un événement hybride, vous ne devez aucunement sous-estimer l’une des composantes de votre manifestation. Le virtuel est tout aussi important que la partie en face à face et vice-versa. Un équilibre parfait doit régner dans votre contenu et dans la gestion de votre projet. Cela commence dès votre phase de planification.

Planifier un événement hybride : les bases

Lorsque vous commencez à planifier votre événement hybride, vous devez penser global. Puisque vous étendez votre concept à la communauté virtuelle, attendez-vous à ce que le nombre de participants augmente. Prenez bien cela en considération lorsque vous choisissez votre plateforme. Ensuite, faites en sorte d’obtenir plus de sponsors. 

Conference Partenership atteste que 72 % des entreprises sont intéressées à soutenir les manifestations omnicanal. Augmentez vos chances d’en obtenir le maximum en leur expliquant clairement que les possibilités ne sont pas limitées. Les sponsors peuvent marquer leur présence dans les espaces événementiels et physiques en même temps.

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Qu’est-ce que les participants recherchent ?

Gardez bien en tête que l’engagement est vital pour tout événement hybride que vous allez organiser. La participation du public virtuel est tout aussi significative que celle de celui en personne. La clé est de trouver un partenaire technologique capable d’intégrer des expériences en direct et virtuelles. Celui-ci doit avoir des options de réseautage pertinentes. Puis, rendez les présentations vidéos interactives. 

Les participants à distance ont besoin d’une immersion dans l’événement. Pour ce faire, il vous faudra des prises de vues dynamiques sous plusieurs angles. Surtout, pensez à un modérateur pour accueillir les gens et répondre à leurs questions. Avec une plateforme fiable, vous aurez la possibilité d’intégrer directement les contenus. Les participants virtuels auront alors des opportunités interactives d’engagement et d’interactions à leur portée.

Détails à ne pas oublier

Dans la planification d’un événement hybride, le retour sur investissement figure parmi les priorités. Grâce aux fonctionnalités numériques, vous pourrez suivre les intérêts et les comportements des participants. A vous de déterminer les aspects les plus importants dans votre évaluation. 

Ne lésinez pas sur le marketing social. Elaborez un plan de médias sociaux pour promouvoir votre expérience omnicanal. N’oubliez pas de maintenir l’engagement, surtout tout au long de l’événement : tweets, annonces, sondages…

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