Cela va sans dire qu’organiser un événement hybride à grande échelle est un pari osé. Avec les participants et les planificateurs qui prennent encore l’habitude de ce nouveau format, la maîtrise d’une manifestation d’une telle envergure laisse perplexe. Pourtant, Caesars Entertainment a osé relever le défi.
Alors que certains jouent la carte de la sécurité en restant sur les réunions Zoom, la grande firme de Las Vegas préfère passer à l’étape supérieure. Pour mener à bien son événement hybride de grande envergure, elle s’associe à des partenaires de renom. Citons à Imprint Group et Encore Productions. La manifestation réunissait plus de 130 associés en personne et 900 virtuellement. Quels sont donc les secrets de leur réussite ?
Tout se joue dans la satisfaction des deux publics lors d’un événement hybride de grande envergure
Pour les invités en personne, une attention particulière s’accordait à la santé et à la sécurité. Caesars Entertainment mettait en œuvre des contrôles de température sur place, des panneaux de signalisation à sens unique et des mandats de masque pour tous les participants et membres du personnel. Pour aller plus loin, Don Ross, vice-président des opérations de réunion chez Caesars Entertainment, suggérait des options de restauration complètes. “Cela nous donne la possibilité de contrôler la nourriture et de la livrer au client en toute sécurité plutôt que de faire des buffets et d’avoir des files d’attente”, a-t-il déclaré.
Pendant ce temps, l’équipe d’Imprint Group a soigneusement créé une approche à plusieurs niveaux de l’interaction pour s’adapter au confort des clients. Le but étant que pendant cet événement hybride à grande échelle, les organisateurs puissent offrir une expérience en personne sûre. Ils ne voulaient pas éliminer complètement les aspects sociaux des événements en direct. Les participants en avaient besoin.
Encore Productions assurait tout l’aspect virtuel. Cela incluait les systèmes de son, d’éclairage et d’audiovisuel pour les décors numériques et les salles. L’événement hybride de grande envergure a été diffusé en utilisant Chime Live et Zoom. Pour garder l’engagement des invités virtuels, les organisateurs avaient recours à Meeting Owl.
Les divertissements ne manquaient pas non plus. Des numéros de patin à roues alignées et de motocyclisme, des danses de salsa, etc., ainsi qu’une programmation de rock ‘n’roll en direct étaient au programme. Les invités virtuels pouvaient aussi en profiter en direct depuis chez eux.
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