Si votre organisation ne dispose pas des ressources nécessaires pour la mise en place d'une manifestation, il vous faudra trouver un organisateur événementiel. Sachez qu'opter pour le plus réputé du marché ne sera pas forcément la meilleure décision. Prenez le temps d'étudier toutes les offres qui se mettent à votre disposition.
Trouver un organisateur événementiel doit se faire avant toutes les autres étapes. Une fois que vous l'aurez sélectionné, il concevra le projet avec vous. Ce sera ensuite à lui, avec votre accord, de choisir un modérateur, engager les prestataires, etc. En tout cas, avec le grand nombre d'agences et d'indépendants spécialisés dans le domaine, faites judicieusement votre choix. Suivez le guide !
Trouver un organisateur événementiel par rapport à son domaine d'expertise
Si vous mettez en place un salon, vous ne pouvez pas faire appel à un spécialiste en spectacles. Écourtez la liste pour trouver un organisateur événementiel en ne gardant que ceux qui travaillent sur votre type de concept. Les professionnels ont tendance à répondre : “nous faisons tout ! ». Bien que cela soit certainement vrai, demandez quand même ce qu'ils font le plus.
Pour un événement B2B, ne donnez pas le contrat à un spécialiste du B2C, cela réduirait vos chances de réussite. Aussi, voyez avec quels types d'entreprises l'organisateur événementiel que vous souhaitez trouver a déjà travaillé. Si votre manifestation est axée sur la technologie et qu'il a déjà connaissance des grandes boîtes du domaine, cela serait parfait. Vous ne recherchez pas un “je sais tout”, mais étudier les cas et les références fera la différence sur les résultats.
Déterminez les offres en amont
Le but étant de trouver un organisateur événementiel qui réponde à vos besoins, il faut quand même que vous sachiez ce que vous attendez de lui. En avez-vous besoin pour trouver un lieu, organiser la restauration, les services audiovisuels, le transport, l'hébergement, le personnel, embaucher des conférenciers ? Soyez précis. Vos candidats potentiels ont-ils une liste spécifique de sites et de fournisseurs avec lesquels ils ont travaillé ? Un bon planificateur a établi des relations et peut vous aider à conclure des accords.
Trouver un organisateur événementiel correspondant à vos marges
Il est important d'établir à l'avance les honoraires de l'organisateur événementiel que vous allez trouver pour éviter les mauvaises surprises. Vous devriez demander comment ils facturent : un tarif fixe, un taux horaire, un pourcentage, un coût par personne. Y aura-t-il des frais supplémentaires pour le personnel additionnel ? Les frais de déplacement sont-ils inclus ou seront-ils facturés séparément ? Est-ce qu'ils majorent les coûts des fournisseurs tiers ou reçoivent-ils des commissions de leur part directement ou indirectement ? En plus du coût total associé à leurs services, vous devez savoir quand le paiement est dû et quels modes de paiement sont acceptés.
Le personnel : un détail souvent oublié
La situation se présente souvent pour le cas d'une agence. Même si l'étape trouver un organisateur événementiel est achevée, quelques détails méritent des éclaircissements. A part votre interlocuteur, qui va travailler sur votre projet ? Il se peut que ce soit une seule personne ou une équipe entière. Qui va prendre en charge l'événement si le responsable principal tombe malade ? Qui sera votre contact sur place le jour J ? Même si des questions vous semblent floues, mais importantes, posez-les.
Le mode de travail
Il s'agit surtout de définir la technologie que l'organisateur événementiel que vous allez trouver utilise. Gestion de projet, budgets, inscription, billetteries et d'autres aspects de planification sont mieux numérisés. C'est une manière d'assurer une production réussie. Aussi, cela pourrait apporter une valeur ajoutée au projet.
Protection, politique d'annulation et de remboursement
Trouver un organisateur événementiel c'est aussi s'assurer de la sécurité au cours de votre événement. Avec les circonstances actuelles, vous devez être sûr que le professionnel que vous allez solliciter puisse appliquer les mesures sanitaires et sécuritaires. Aussi, il doit avoir une assurance responsabilité civile et s'assurer que tous les fournisseurs soient suffisamment assurés. Il est primordial que votre événement ait un plan de sécurité.
Prenez connaissance des conditions en cas d'annulation, de report ou de modification radicale de votre événement. Le planificateur facturera combien ? S'occupera-t-il des arrangements avec les prestataires, lieux, etc. ?
N'oubliez pas de demander ce qui se passe si votre événement ne peut avoir lieu en cas de force majeure. L'organisateur obtiendra-t-il une assurance annulation d'événement en votre nom ? Bien que personne ne souhaite cette situation, en événementiel, il faut toujours anticiper.
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