Avec tout ce chamboulement de situation, la plupart des planificateurs ont un délai serré pour organiser leur événement virtuel. Il va falloir optimiser votre stratégie et faire plus d’efforts que d’habitude. En plus d’être un format inhabituel, la version online nécessite une préparation spécifique. Pourtant, il est tout à fait possible de mettre en place de telles manifestations en étant efficace.
Nous n’avons pas toujours le temps ni le budget pour créer l’événement virtuel de nos rêves surtout avec un délai serré. Mais cela n’est pas impossible. De plus, les professionnels de l’événement ont donné quelques solutions au site bizbash pour vous aider. Nous allons en évoquer les grandes lignes.
Un événement virtuel doit avec un objectif malgré le délai serré
Que vous ayez un délai serré ou non, la force même de votre événement virtuel reste son concept. Le point à définir une fois que vous aurez les grandes lignes du projet est le but de l’expérience que vous proposez. C’est le conseil de Joe Faulder, directeur de la création et de la stratégie de la société nationale de production d’événements Projection. “Est-ce pour éduquer ? Inspirer ? Collaborer ? La réponse à cette question mènera votre stratégie et vos tactiques dans des directions très différentes”.
Pour Krista Miller, propriétaire de Summit in a Box, il faut rajouter les éléments vraiment importants à cela : messagerie, expérience, inscription, etc. “Identifiez les problèmes auxquels vos participants seront confrontés”, suggère-t-elle. Selon elle, un court délai peut signifier que vous finirez par précipiter les intervenants à votre événement virtuel. Cela peut créer des relations tendues. “Faites tout ce que vous pouvez pour rendre le processus aussi transparent que possible ».
Restez simple
Puisque vous avez déjà un délai serré, ne compliquez pas l’organisation de votre événement virtuel. Suivez le conseil de Krista Miller en utilisant une technologie que vous connaissez déjà. De la même manière, préférez des environnements familiers à votre public. “Nous avons constaté que les événements sur les réseaux sociaux sont les meilleurs pour renforcer la notoriété de la marque. C’est le cas lorsqu’ils rencontrent des gens là où ils se rassemblent déjà en ligne”, confie Sarah Moore. Elle est la stratège principale des événements numériques pour G7 Entertainment Marketing, basée à Nashville.
Tout au long de la planification, restez organisé et honnête envers votre public. Tenez vos clients informés des changements, osez dire non aux demandes irréalistes. Gardez la maîtrise sur votre événement virtuel malgré le délai serré.
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