Un document sur les exigences techniques requises pour votre événement virtuel économisera le temps de toutes les parties prenantes. Ces dernières comprendront mieux ce dont vous avez besoin et pourquoi. C'est une manière d'anticiper les éventuels problèmes et incompatibilités. Ces derniers peuvent prendre du temps à résoudre lorsqu'ils surviennent.
Les conseils de rédaction du document sur les exigences techniques sont issus du manuel de John Nawn. Il est co-fondateur de The Event Strategy Network. L'ouvrage s'intitule The Digital-Hybrid Event Manual: A Comprehensive Guide to Producing Successful Digital and Hybrid Events. En voici les grandes lignes, traduites pour vous.
Comment rédiger un document sur les exigences techniques ?
Pour comprendre les exigences techniques de votre événement, vous devez déterminer les plateformes et les outils qui y sont adaptés. Si vous n'avez pas encore ces éléments à portée de main, effectuez une analyse initiale de vos besoins. Vous devez donc déterminer vos capacités technologiques actuelles et avoir une vision de celles à avoir dans le futur. Identifiez les lacunes auxquelles il est impératif de remédier. Fournissez ensuite un cadre d'achat pour les nouvelles technologies afin de retirer celles qui sont obsolètes.
Le résultat de votre analyse des besoins technologiques est un document d'exigences techniques. Ainsi, ce dernier présente les caractéristiques, les fonctionnalités et l'objectif d'un produit ou service technologique qui vous intéresse pour votre événement. Il explique à vos parties prenantes pourquoi un produit ou un service technique est nécessaire et le met en contexte.
Vos exigences techniques vous aident également à délimiter votre budget. Elles sont nécessaires afin de définir certains aspects de la gestion des risques. Voici les éléments qui doivent s'y trouver :
- la portée et les objectifs du projet
- les caractéristiques et les fonctions
- les résultats attendus
- le calendrier d'exécution
- les méthodes de mesure des résultats
- le plan de test
- le guide d'utilisation
La création du document d'exigences techniques représente effectivement un long travail à faire. Cependant, cela reste moins de travail et moins de dépenses que de commettre une erreur critique ou de devoir tout recommencer. En plus, une étude récente a révélé que près de 70 % des installations technologiques échouent. A vous de faire en sorte que ce ne soit pas le cas lors de votre événement.
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