Investir dans une grande salle de séminaire n'est pas obligatoire si votre événement ne remplit pas certains critères. En plus, cela pourrait coûter relativement plus cher qu'un lieu plus petit. Afin d'éviter de manquer de place, certains planificateurs préfèrent avoir un vaste espace à leur disposition. Le sentiment de vide n'est pourtant pas toujours apprécié par les participants.
En cette période de Covid, opter pour des lieux plus grands que prévu est aussi courant afin de respecter la distanciation sociale. Mais une grande salle de séminaire ne représente pas uniquement le lieu où l'événement proprement dit se tient. Elle se compose d'un hall, de plusieurs aires de repos, d'un emplacement de restauration, etc. Sachez cependant qu'un espace plus intime instaure une ambiance conviviale. Pour savoir la taille qu'il vous faut, voici quelques éléments à considérer.
Combien de personnes allez-vous recevoir dans une grande salle de séminaire ?
Le nombre de participants est le premier critère de sélection en ce qui concerne l'espace qu'il vous faut. Vous devez avoir une idée approximative de la taille de votre événement dès la phase de conception. Combien de personnes pensez-vous attirer ? S'il s'agit d'une manifestation privée, vous disposez certainement d'une liste d'invités qui vous aidera sur ce point.
Une fois le nombre entre vos mains, voyez le type de public que vous allez recevoir. Les participants sont-ils jeunes ou âgés ? Cela vous donnera une idée des places assises nécessaires. Un espace VIP est-il à prévoir ? Faut-il prévoir une partie du lieu pour le rafraîchissement, le changement de vêtement, le vestiaire ou la préparation de discours ? Plus vous avez besoin d'infrastructures, plus votre salle de séminaire doit être grande.
La disposition influe sur l'espace
La manière dont vous agencez les chaises impacte sur l'image de votre événement, mais aussi sur l'ambiance créée en général. La disposition doit donc être adéquate avec le type de votre manifestation. Si vous recevez des centaines de personnes, optez pour la configuration style théâtre : une scène devant et des chaises en rangées pour le public face à elle. Pour les réunions, une table ronde centrale avec des chaises espacées autour fera l'affaire. Si vous prévoyez des ateliers par groupe, répartissez les chaises sur des tables plus petites. Prenez ces décisions avant le choix du lieu puisqu'elles définissent si une grande salle pour le séminaire est nécessaire ou non.
Avez-vous besoin d'une grande salle de séminaire pour vos activités ?
Une grande salle est généralement utile si vous prévoyez plusieurs interventions au cours de votre séminaire. Il sera peut-être nécessaire de diviser les participants en petits groupes afin de faciliter les échanges. En ayant un vaste espace à disposition, vous pourrez les garder dans un même endroit, même séparément. Si les animations nécessitent que les gens se lèvent, se déplacent, un lieu étroit ne fera pas l'affaire. Posez-vous également les bonnes questions sur les pauses et les rafraîchissements : où les participants iront-ils prendre le thé et le café ? Cela peut aussi être valable pour le déjeuner et le dîner. Notez qu'il est possible d'aménager un seul espace, mais aussi d'avoir plusieurs zones distinctes.
La logistique a besoin de place
Même si vous ne recevez pas grand monde pour votre événement, si votre logistique est conséquente, vous aurez besoin d'un vaste espace. Pour savoir si une grande salle est nécessaire pour votre séminaire, listez tout ce dont vous avez besoin et ce que vous souhaitez mettre en place. Cela concerne la scène, les lumières, le matériel de présentation, la sonorisation, les grands écrans, les supports de communication… Si vous prévoyez de présenter des échantillons de produits, vous aurez peut-être besoin de kiosques ou de stands. Les sites ne permettent généralement pas de coller des objets au mur, à vous de trouver des supports alternatifs. Calculez ensuite la place nécessaire pour tout cela, en plus de ce qu'il vous faut pour les chaises et les activités.
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