Le coût lié à l'organisation d'un événement est un paramètre important à prendre en compte lors de la planification de celui-ci. Dans ces quelques lignes, nous vous donnons des pistes que vous pouvez suivre pour réduire les coûts d'un événement ou réunion. Vous découvrirez alors les différentes manières d'étirer le budget de votre événement pour la technologie à utiliser, la nourriture et les boissons, ainsi que le transport terrestre et les lieux.
Des études révélant l'augmentation des coûts d'un événement
Une enquête nommée Planner Pulse a été effectuée auprès des fournisseurs d'audiovisuel et des plates-formes virtuelles. Elle révèle que les professionnels des réunions sont confrontés à des augmentations dans la plupart des principales catégories de dépenses d'un événement. Environ 50 % des répondants prévoient au moins une augmentation des tarifs des chambres d'hôtel. Les autres s'attendent à une augmentation des coûts des services audiovisuels et techniques.
Global Business Travel Association a aussi mené une étude dans ce thème. Selon cette dernière, le coût total par participant est supérieur de 25 % par rapport à la période post-pandémique. Ce pourcentage augmentera de 7 % en 2023, selon cette étude.
De son côté, Mike May, président de Brightspot Incentives & Events, dit à ses clients de s'attendre à des augmentations d'approximativement 30 % pour les billets d'avion. Pour les chambres, cette hausse sera de 20 % et 10 % pour la nourriture et les boissons.
Comment réduire le coût d'un événement ?
Économisez sur la nourriture et les boissons
Nous le savons tous, les prix de la nourriture et des boissons ont atteint des sommets. Toutefois, mais avec une planification minutieuse et stratégique, vous pouvez respecter votre budget tout en faisant plaisir aux participants. Pour cela, vous pouvez leur présenter des coupes de choix avec des aliments produits localement.
Les technologies de l'événement
Tout comme la nourriture et les boissons, le coût des technologies audiovisuelles et événementielles ne cessent d'augmenter. Pour y faire face, en tant qu'organisateur événementiel, vous devez être plus avisés sur ce dont vous avez réellement besoin. Renseignez-vous aussi sur la manière de l'obtenir à un prix raisonnable. Les maîtres-mots : non au gaspillage et bien s'informer sur les prix !
À éviter
Même si vous êtes soucieux des coûts d'un événement, évitez les restrictions budgétaires liées au lieu de l'événement. En effet, les hôtels sont aux commandes lorsqu'il s'agit de négocier des réunions. Cependant, la flexibilité et le fait de poser les bonnes questions vous aideront à réserver la bonne propriété pour votre événement.
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