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Comment établir le budget d’un salon ?

établir le budget d’un salon
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Un seul élément qui manque au budget de votre salon peut gâcher la totalité de vos efforts dans la planification. D’autant plus que ce type d’événement regroupe rarement peu de personnes, vous mettez en jeu votre image et celle de vos partenaires. Voilà pourquoi il est important de s’y prendre des mois, voire une année à l’avance afin de ne rien oublier.

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Avant de choisir dans quel événement vous allez participer, n’hésitez pas à prendre connaissance des informations dont nous allons vous faire part. Cela définira si le budget que vous comptez allouer au salon est à la fois suffisant et rentable ou non. Même si votre entreprise a les moyens de louer un stand tous les trimestres, une stratégie doit être établie. Chaque action doit se faire minutieusement et avec rigueur. 

Comment répartir le budget d’un salon ?

Dans la règle générale, cela est par ailleurs une norme dans l’industrie, le budget global d’un salon pour une entreprise équivaut à trois fois le coût de réservation d’un stand. Le fait est que ce dernier n’est pas le seul élément à considérer pour la participation. La totalité de la somme additionnelle doit couvrir le salaire de l’équipe, les déplacements, les achats commerciaux, etc. Afin de ne pas vous perdre, voici la liste des éléments à ne surtout pas oublier :

L’espace de stand

Dans ce premier point, il ne s’agit que de l’espace que vous choisissez parmi les offres proposées par l’hôte du salon. Notez bien qu’un stand plus grand coûtera plus cher, mais l’emplacement est aussi un critère à considérer. Si vous souhaitez vous trouver près de l’entrée, cette place sera plus onéreuse qu’une située à l’arrière. Faites votre choix selon vos cibles, vos objectifs à atteindre, mais notez bien que l’espace de stand équivaut à 35 % de votre budget pour le salon. C’est l’élément le plus coûteux.

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L’espace de stand

La conception d’exposition pèse 11 % sur le budget du salon

Le choix de l’espace de stand n’est que la première étape, le rendre en une représentation agréable de votre marque nécessite aussi une somme considérable. Pensez longuement à la manière dont vous souhaitez présenter votre entreprise au sein de cet événement. Prenez en compte les meilleures réalisations dans ce concept, voyez ce que vos concurrents ont fait auparavant. 

Choisissez le design, les couleurs, les supports de communication à concevoir et même la moquette que vous allez poser sur le sol. Cette pièce maîtresse de votre investissement peut être personnalisée ou modulable. Vous pourriez avoir besoin de louer quelques meubles, mais n’oubliez pas les frais d’installation et de désinstallation.  

Il faut promouvoir l’événement !

La communication, le marketing et la publicité représentent 10 % du budget de votre salon. Tous les supports à distribuer au cours de l’événement doivent être exceptionnels : brochures, plaquettes, etc. Si vous comptez miser sur le digital marketing, ajoutez cela à vos comptes. 

Il est aussi nécessaire de faire de la pub avant le jour J en achetant quelques encarts dans les magazines par exemple. Mais surtout, soignez bien la qualité des cadeaux. Si vous optez pour un emballage personnalisé par exemple, soignez bien sa conception graphique. Ces aspects sont le point d’ancrage pour votre succès. Ils sont aussi un excellent moyen de vous démarquer des autres participants.

 les supports à distribuer au cours de l’événement

Les frais du personnel

Un stand d’exposition spacieux, lumineux et joliment conçu ne suffit pas. Pour obtenir des prospects et obtenir des retombées positives de la part des visiteurs, vous devez vous assurer que votre personnel soit totalement investi et qualifié. Il sera peut-être nécessaire de leur proposer une formation en amont afin de mettre tout le monde sur le même niveau d’informations et de compétences. Ajoutez cela à votre budget.

A part cela, il faudra aussi penser au transport et à l’hébergement de l’ensemble de votre équipe. Cela n’est pas à prendre en compte si l’événement se déroule près de votre siège. Dans tous les cas, le salaire ainsi que la nourriture sont incontournables. 

Autres frais additionnels

Les éléments suivants dépendent de la distance entre le lieu de départ des matériels et de l’équipe et le site événementiel. Il faudra prévoir des assurances pour des déplacements à l’étranger. Les coûts de transport font quasiment partie des charges fixes, mais les frais d’expédition varient. Dans certains cas, des frais de douane sont aussi à payer. Afin d’éviter tout problème, prévoyez 10 % du budget de votre salon pour ces frais-là, notamment si l’événement se déroule en dehors de votre ville d’exercice. N’oubliez pas de mettre de côté au moins 7 % de la somme totale pour les imprévus. 

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