Les conseils que se donnent les professionnels des événements sont la preuve de l'entraide qui règne au sein de l'industrie. En effet, cela fait partie des rares points positifs de la crise sur le secteur. Tout le monde étant dans le même bateau, “ensemble on va plus loin”, comme le dit si bien le proverbe africain. Le partage aide l'ensemble de la communauté événementielle à tendre positivement vers la reprise effective de ses activités.
Les conseils concernant la réussite des événements pour cette année concernent majoritairement la gestion stratégique à adopter ainsi que la gestion des risques. Après les longs mois d'arrêt, le virtuel et l'hybride ont pris le dessus. Bien que les planificateurs commencent à les maîtriser, ils peuvent toujours s'améliorer. Sans oublier que le public a des attentes de plus en plus élevées.
Quels sont les conseils de la part des professionnels pour réussir les événements en 2022 ?
Les planificateurs ne doivent plus avoir un plan A, mais aussi un plan B et un plan C. La Covid-19 a prouvé que l'anticipation et les solutions d'urgence sont les maîtres mots d'une capacité à faire face à la crise. Dans ce sens, Simon Melser d'Image Audiovisuals donne des conseils qui s'appliquent aux formats alternatifs des événements. D'ailleurs, pour certains, ces formats font partie intégrante des choix à avoir et non des solutions en cas d'annulation brusque.
Pour Simon Melser : “la planification parallèle devrait avoir lieu à partir du moment où une réunion reçoit le feu vert”. Cela signifie planifier différentes expériences pour le public en personne et le public virtuel. Vous devez donc prendre des décisions telles que diffuser en direct toutes les sessions ou uniquement celles de la scène principale.
Il en est de même pour l'enregistrement de toutes les sessions et leur diffusion journalière ou l'attente de quelques jours, voire des semaines après le format en face à face. En tout cas, une planification parallèle facilite le changement si un participant ne peut assister en direct à cause de la Covid-19 par exemple ou à cause des restrictions diverses.
“Posez suffisamment de questions pour déterminer si vos fournisseurs seront de véritables partenaires dans la planification et l'exécution de l'événement”, explique Jennifer Haisten. Elle est la vice-présidente de GlobeauxSource. Avec des partenaires, vous pourrez avoir plus de flexibilité en termes de budget, surtout en cas d'urgence. Vous l'aurez remarqué, les conseils se focalisent principalement sur les solutions de prévention en cas de changement de dernière minute lors de vos événements.
Brenda Rivers de SAFE LLC Event Management, quant à elle, suggère de réfléchir à des situations de crise possibles. “Effectuez des simulations pour obtenir la bonne réponse pour chaque possibilité”, explique-t-elle.
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