Avec l'émergence du numérique, digitaliser son événement devient capital pour les entreprises. En plongeant dans le virtuel, vous prouvez votre esprit d'innovation. De plus, cet aspect additif de votre planification ne peut que vous faciliter la tâche et renforcer les compétences de votre équipe. Cependant, il est tout aussi important d'assurer son exécution. Nous vous dévoilons quelques astuces à appliquer pour ce faire.
Bien que cela soit la tendance du confinement, digitaliser son événement n'équivaut pas à le migrer vers le format en ligne. Bien qu'il s'agisse d'inclure une nouvelle stratégie virtuelle à votre concept, le principe s'applique pour les manifestations en direct. Ainsi, vous étendez votre visibilité sur le web tout en renforçant votre notoriété aussi bien online qu'en face à face.
Digitaliser son événement pendant la phase de préparation
Cette première étape de votre planification événementielle est très sensible. C'est elle qui définira la pertinence de votre concept. Si vous n'y consacrez pas assez d'attention, vous ne pourrez pas atteindre votre objectif en termes de nombres de visiteurs, achats, etc. Vous commencez donc à digitaliser votre événement dès cette phase.
Concevez spécifiquement une stratégie digitale pour toutes vos actions en communication. Élaborez un site internet pour vous faire connaître sur la communauté en ligne. Cela vous fera de la publicité dans le monde entier. Faites en sorte que cette plateforme soit pratique pour votre cible. Inscriptions, programmes, thèmes et autres informations essentielles doivent y figurer. Grâce à cela, vous aurez plus de facilité à gérer les données.
Bien avant l'événement, lancez un hashtag spécifique à votre événement pour favoriser votre présence sur les réseaux sociaux. Les résultats seront les plus visibles sur Twitter, mais la pratique s'applique pour les autres applications. Affichez aussi le hashtag sur l'ensemble de vos supports de communication : posters, goodies, etc.
Pour augmenter vos chances de partage, abonnez-vous et suivez des personnes influentes sur les réseaux sociaux. Si elles communiquent au sujet de votre concept, vous augmenterez votre visibilité.
En choisissant de digitaliser votre événement, vous avez le devoir de garder le contact avec votre public virtuel. Teaser, newsletter et simples publications sont à diffuser au maximum. C'est une manière de marquer votre présence et votre détermination.
Comment marquer sa digitalisation pendant l'événement ?
Digitaliser un événement signifie que vous impliquez les outils numériques pendant votre manifestation. Ainsi, les hôtesses d'accueil devraient tous disposer d'une tablette à l'entrée. C'est une manière high-tech d'optimiser leur travail.
Vous l'aurez remarqué, les réseaux sociaux sont le centre de votre stratégie digitale. Pendant l'événement, misez tout sur un live streaming diffusé sur tous vos comptes. Facebook, Twitter, Instagram, Youtube, Snpachat, etc., il n'y en a jamais trop ! Votre public pourra suivre le jour J même s'il se trouve à l'autre bout du monde. Spécifiquement sur Twitter, le live tweet est également très apprécié. Cela permet à tout le monde de suivre le cours de l'événement. Néanmoins, il ne faut pas en faire trop. 2 tweets par heure suffisent.
Pour réussir à digitaliser votre événement, vous devez vous assurer que votre public vous suit et s'intéresse à ce que vous lui communiquez. Les photos en backstage, les minis interviews et autres contenus exclusifs sont les meilleurs contenus à préparer. En plus de cela, offrez à vos followers une manière d'interagir avec vous. Mettez en place un social wall où vous projetterez tous les commentaires et publications avec le hashtag de votre événement. Tout le monde voudra y figurer.
Pour les souvenirs, installez un photobooth bien attrayant à l'entrée. Voilà une manière pratique de digitaliser votre événement. Les personnes qui y passent partageront leurs photos sur les réseaux sociaux après votre manifestation. N'oubliez pas de les rappeler de toujours utiliser votre hashtag.
Poursuivre la digitalisation après le jour J
Comme l'ensemble du travail d'un planificateur, digitaliser un événement continue au-delà du jour J. Puisque les contenus sont illimités sur le web, prenez le temps de remercier les animateurs sur les réseaux sociaux. Il s'agit des participants ayant contribué à votre visibilité online : publication des photos, commentaires, partages, etc.
Une fois la post-production achevée, publiez la vidéo complète de l'événement sur comptes et pages. Il en est de même pour les photos. Assurez-vous que tous vos supports soient d'une qualité remarquable. N'oubliez pas d'alimenter aussi votre site internet avec ces éléments de récap et d'écrire un article sur votre blog. La manifestation doit perdurer le plus longtemps possible sur la toile.
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