Les planificateurs événementiels se trouvent globalement dans une situation désastreuse en ce qui concerne la négociation de l'hébergement. Notamment, en cette période post-pandémique où les disponibilités des hôtels sont peu nombreuses, les coûts de restauration sont élevés et les établissements font face à un manque de personnel. Toutefois, les participants ne sont pas forcément au courant de tous ces phénomènes et ont des attentes particulières en ce qui concerne l'hébergement. Nous vous donnons alors quelques manières efficaces de gérer ces attentes.
Gérer les attentes des participants pour l'hébergement : faire un discours sur l'état des lieux
Si vous avez le temps, vous pouvez commencer avec ce que les professionnels du secteur appellent “discours sur l'état du secteur » avec les participants.
Il peut alors s'agir d'une simple conversation sur le réalignement. Mais il peut aussi être question d'une présentation PowerPoint avec des tableaux de données recueillies. Cela vous aidera à détailler les points clés.
Si vous choisissez cette deuxième option, votre présentation doit :
- informer tous les acteurs de l'augmentation des tarifs des chambres et des frais de restauration,
- leur donner des délais d'exécution serrés, de la pénurie actuelle de main-d'œuvre et de la compression du marché
- expliquer que cela est dû en grande partie au fait que de nombreux événements sont reportés à partir de cette année en raison de la pandémie.
Toutefois, vous ne devez pas dépasser un temps de parole de 20 minutes. Dans le cas contraire, vous allez perdre l'attention de votre public et le message ne passera pas.
Gérer les attentes des participants pour l'hébergement : comment les informer ?
Cette réunion peut se faire avec l'aide de la technologie. Dans ce sens, vous pouvez la faire par le biais de Zoom. Cette option est idéale pour un gain de temps et de déplacements. Elle est aussi recommandée si un grand nombre de participants ne se trouvent pas à proximité du lieu de la réunion.
Cependant, la réunion peut être faite en personne. Par ailleurs, quelle que soit la manière dont vous y prenez, faites en sorte que votre présentation soit impeccable. Vous pouvez acheter des modèles. Avec ceux-ci, vous n'avez plus qu'à remplir vos données. Sachez que si vous employez un modèle amateur ou rudimentaire, les participants feront difficilement confiance aux informations que vous partagez.
Comment s'assurer que la présentation se passe pour le mieux ?
Dans tout ce que vous faites, mais surtout pour rassurer vos participants dans le contexte de l'hébergement, agir avec professionnalisme est de mise.
Pour cela, vous devez alors :
- vous assurez de bien connaître votre contenu,
- bien définir le message que vous voulez faire passer,
- éviter de lire mot à mot sur l'écran,
- faire face à votre public, surtout lorsque vous présentez les détails.
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