Dans le cas où votre lieu de réunion laisserait tomber votre événement, vous devez faire une négociation intelligente. Pour cela, préparez une liste de concessions. Ce genre de négociation permettra à votre réunion de conserver sa qualité. Voici alors quelques conseils pour mener à bien votre négociation hôtelière intelligente.
Négociation hôtelière intelligente : des solutions proposées
Certains planificateurs événementiels de la Meetings Community (MeCo) ont discuté des clauses contractuelles qui peuvent mieux protéger les groupes lorsqu'un lieu de réunion annule un événement. Ainsi, ils ont pensé à deux solutions :
- La première : un groupe pourrait soit insérer une clause contractuelle interdisant le déplacement de l'événement en raison d'une meilleure affaire pour le lieu de réunion.
- La seconde : insérer une clause spécifiant la compensation qu'un groupe recevrait pour le déplacement vers une autre propriété, ou pour le déplacement vers d'autres dates dans la même propriété.
Négociation hôtelière intelligente : des astuces à appliquer
Prenons l'exemple d'une négociation hôtelière intelligente qui a bien fonctionné. Il s'agit de celle menée par MaryAnne Bobrow, CMP Fellow, CMM, CAE, directrice de la société de planification californienne Bobrow Associates. Un peu plus d'un mois avant son événement, son lieu de réception lui a dit qu'il devait déplacer l'événement, car une autre ville voulait l'espace du centre.
Au lieu de se décourager, Bobrow a fait en sorte que le déménagement profite au groupe et rende son expérience encore plus agréable. Elle a alors insisté sur plusieurs points. Et cette professionnelle a su finaliser un nouvel accord plus bénéfique que le précédent.
Des tarifs d'hôtel réduits
Bobrow a pu obtenir des tarifs d'hôtel réduits pour les nouvelles dates. Ensuite, elle a insisté pour que le lieu de réception crée du matériel de marketing pour promouvoir les nouvelles dates et les caractéristiques améliorées de l'événement.
Des matériels additionnels
Son événement a dû être reporté à une même date que celui du Super Bowl. Ainsi, pour que les participants restent au salon tout au long du dimanche du Super Bowl, Bobrow a fait en sorte que le centre fournisse de grands écrans de télévision autour des sièges dans le hall d'exposition. Elle a, par ailleurs, insisté pour qu'ils mettent en place des stations d'en-cas chauds et froids. De cette manière, les participants peuvent garder un œil sur le match pendant qu'ils visitent les stands.
Bobrow explique que “travailler de manière positive avec tous les acteurs lui a permis d'assurer l'excellence de l'événement. Les relations avec eux ne sont pas détériorées. Ce dernier facteur est important et est à prendre en compte dans le contexte global. »
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