Après la période pandémique, nous sommes actuellement dans la “nouvelle normalité”. Dans le monde de l’événementiel, cela entraîne des changements dans les négociations contractuelles pour les professionnels des réunions et des événements. Avant, les planificateurs s’inquiétaient surtout des minimums pour la nourriture et les boissons et des tarifs des chambres. Maintenant, ils pensent également aux clauses relatives aux risques, à l’impossibilité et à l’annulation. Comment alors faire lors des négociations contractuelles pour que chacun se sente à l’aise et que l’événement soit réussi ?
Négociations contractuelles : vous devez savoir écouter
De nos jours, des clients et des prospects demandent l’ajout d’une clause au contrat pour se sentir plus protégés. Si, à première vue, cela peut sembler raisonnable, cela ouvre en fait la porte à un risque accru pour les deux parties. Vous devez donc aller au fond des choses et reconnaître ce que le client recherche ou ce qui l’inquiète le plus. Pour cela, posez des questions réfléchies et écoutez ce qu’il dit. Ainsi, vous serez apte à trouver un terrain d’entente et d’avancer en mettant tout le monde à l’aise. Utilisez le processus de négociation pour l’aider à se sentir écouté. Ainsi, vous vous assurez qu’il comprend et a confiance dans le contrat.
Négociations contractuelles : Gardez la simplicité et définissez les ajouts.
Nous l’avons dit précédemment, ajouter des termes aux clauses rend les deux parties plus vulnérables. La solution ? Rester simple. Pour y parvenir, découragez l’énumération de ce que quelqu’un pense être un cas de force majeure (par exemple une guerre, une grève, des conditions météorologiques extrêmes ou des conflits).
Toutefois, si un client tient absolument à ajouter quelque chose à une clause, il est conseillé de vous assurer que chaque mot ajouté est également accompagné d’une définition écrite. Ainsi, vous assurez la bonne compréhension de chaque partie. Sachez qu’il est toujours préférable de négocier avant qu’une situation potentielle ne se présente.
Négociations contractuelles : Misez sur la transparence
Dans la mesure du possible, faites tout ce que vous pouvez pour étouffer l’incertitude en étant transparent avec les clients. Pour ce faire, assurez-vous que votre client comprend les options disponibles ou non afin qu’il n’ait pas de surprise s’il doit changer ses plans.
Dans le monde de l’événementiel, gardez un état d’esprit centré sur les personnes lorsque vous écoutez, négociez et communiquez. De ce fait, vous aurez tous les éléments en place pour un événement réussi.
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