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Contrats d’événement : conseils pour bien le rédiger

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Actuellement, nous sommes dans un environnement post-pandémique. La plupart des vendeurs sont nouveaux dans leur emploi à cause de la grande démission de la période Covid-19. Ils ne savent pas alors ce qu’ils peuvent changer dans les propositions de contrats d’événements. De même, ils n’ont aucune idée de ce qu’ils peuvent présenter à leurs supérieurs pour voir ce qui peut être changé. 

Toutefois, il existe plusieurs façons d’opérer lors des négociations et lors de la sélection des sites. Cela afin d’obtenir ce dont vous avez besoin afin que votre événement soit un succès, tout en minimisant les risques contractuels et en respectant le budget. 

Contrats d’événement : misez sur vos points forts

Que ce soit lors de vos négociations ou vos propositions, vous devez toujours mettre en avant tous les points forts de votre événement. Dans ce sens, avant de contacter le représentant commercial d’un établissement, posez-vous ces questions : 

  • Quels avantages votre événement apporte-t-il à cette propriété ? 
  • Qu’avez-vous d’autre à échanger ? »

Les planificateurs peuvent s’appuyer sur quelques éléments pour faire la différence :

  • le calendrier d’un événement, 
  • un accord portant sur plusieurs événements, 
  • un minimum important de nourriture et de boissons, 
  • etc.

Contrats d’événement : pensez différemment à l’attrition. 

Selon les professionnels du secteur de l’événementiel, le fait d’obtenir des blocs plus importants avec des taux d’attrition plus élevés ne fonctionne pas vraiment de nos jours. Dans le contrat d’événement, vous pouvez négocier des blocs plus petits. Mais, avec une clause qui vous permet d’ajouter des chambres plus tard. De cette façon, vous serez à l’abri des problèmes d’attrition. Toutefois, vous aidez toujours vos participants qui s’inscrivent dans les dernières semaines.

Ne travaillez pas avec une seule propriété particulière. 

Dans le cas où vos demandes de propositions ou bien vos propositions de modifications de contrat ne vous parviennent pas dans les délais prévus, appelez l’établissement. Dites-lui que vous avez contacté d’autres établissements. Ensuite, donnez-leur un délai pour répondre. 

Vous pouvez négocier avec deux hôtels en même temps et choisir celui qui vous va le mieux. Cependant, ne bluffez pas. L’hôtel pourrait vous dire : « Choisissez alors l’autre établissement ». Et dans ce cas, vous serez dans l’embarras.

Pensez aux clauses de performance de l’hôtel. 

Dans votre contrat d’événement, vous devez spécifier les niveaux de personnel que vous souhaitez à des moments clés (heures de pointe pour l’enregistrement, repas, réceptions). Par ailleurs, prévoyez une clause de « simulation » dans le contrat d’événement. De cette manière, vous pouvez connaître les dommages et intérêts dus au cas où la propriété ne pourrait pas fournir les effectifs prévus dans le contrat.

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