L'organisation d'événements virtuels requiert autant de rigueur que ceux en direct. D'ailleurs, il se peut même que vous soyez confrontés à de nouveaux problèmes en exécutant ce nouveau format. C'est le cas lors d'une collecte de fonds, des concerts et bien d'autres types d'événements. Pourtant, le confinement a habitué le public aux manifestations en ligne. Cela signifie que vous devez donc faire de votre mieux pour offrir une expérience de qualité.
Retenez un point essentiel lorsque vous vous lancez dans l'organisation d'événements virtuels : convaincre l'audience en ligne est un véritable défi. Même s'il s'agit du même public qu'en direct, l'attention et l'intérêt disparaissent rapidement online. Vous devez donc travailler votre présentation et engager vos participants au maximum.
Les détails sont importants dans l'organisation d'événements virtuels
Avant tout, préparez-vous à une phase d'essai et d'erreur technique pendant l'organisation d'événements virtuels. Apprenez à connaître les fonctionnalités de votre technologie sur le bout des doigts. Les présentations sont mieux fournies en mode paysage, mais les exigences varient en fonction de la plateforme et des préférences du client.
Jouez également avec le positionnement de votre caméra. Portez une attention particulière à la surface (plate), au positionnement (dans un endroit stable) et au placement (12 à 18 pouces de votre visage est idéal). D'ailleurs, il est nécessaire que vous organisiez l'espace à votre disposition.
Choisissez une pièce calme et bien éclairée pour votre présentation. Un arrière-plan avec les logos (le vôtre et ceux de vos partenaires) améliorera la visibilité des marques. Ce qui ajoutera un niveau supplémentaire de professionnalisme. Vous ne pouvez pas non plus vous tromper avec un fond blanc uni. Un plateau de tournage bien ordonné et mis en valeur reflète une organisation efficace lors des événements virtuels.
Côté tenue, oubliez les couleurs trop vives ou sombres. Cela pourrait distraire votre public, ce qu'il faut éviter au cours d'une manifestation online. Il en est de même pour les t-shirts, les chapeaux, les sweats à capuches et les coiffures attrayants. Restez simple et professionnel.
En ce qui concerne votre présentation proprement dite, agissez aussi naturellement que possible. Répétez votre contenu et entraînez-vous à présenter virtuellement encore et encore jusqu'à ce que vous soyez à l'aise. Aussi, asseyez-vous droit, souriez et regardez les gens (à travers la caméra) dans les yeux.
Dernier point important : faites de l'interactivité une priorité. Faites des pauses, entamez des questions / réponses, des sondages en direct ou toute autre activité intéressante pour votre public. En mettant en oeuvre ces conseils, vous êtes bien parti pour une organisation réussie de vos événements virtuels.
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