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Organiser un événement virtuel : préparations et avantages

événement virtuel

Un moyen de régler des affaires d’entreprise urgentes, de tisser des liens entre collègues et avec les clients, de toucher un grand nombre de personnes pour une prospection, organiser un événement virtuel est la clé.

Organiser un événement virtuel est devenu une tendance depuis quelques années. De nombreuses entreprises passent par ce moyen quand les circonstances les y obligent. Dans certains cas, il devient la clé du succès. Vous devez donc savoir comment l’organiser pour en tirer les avantages.

Quand organiser un événement virtuel ?

Il y a des situations qui exigent un événement en ligne. Par contre, un événement en ligne constitue aussi une bonne stratégie commerciale

Les situations que l’obligent :

Pour les entreprises, la communication entre les collaborateurs est cruciale. Les réunions doivent se faire régulièrement. Un événement virtuel est incontournable dans les situations suivantes :

  • Un sujet urgent qui doit être discuté dans les plus brefs délais.
  • Des collaborateurs qui se trouvent à l’étranger et qui ne peuvent pas se déplacer pour une réunion en présentielle.

Durant les dernières années, certains séminaires se sont même passés dans un environnement virtuel à cause du Covid-19. Cela pour vous dire qu’organiser un événement virtuel n’est pas une tâche facile, surtout s’il est de grande envergure.

Une stratégie commerciale à adopter :

Oui, les événements en ligne sont actuellement très prisés par les entreprises de commerce. En effet, cela touche beaucoup plus d’audiences, ce qui permet une prospection à l’échelle mondiale.

Comment organiser un événement virtuel ?

L’organisation de tous les événements virtuels quels qu’ils soient se déroule de la même manière. 

Définir les objectifs de votre événement virtuel :

Quelles sont vos attentes ainsi que ceux des participants ? Quels seront les retentissements espérés ?

Organiser le planning :

La date, l’heure de début ainsi que la durée.

Préparer le corps de l’événement virtuel :

Oordres du jour, timing, les documents à partager, les matériels nécessaires, etc.

Envoyer des invitations :

Tous les concernés doivent être prévenus quelques jours avant la date fixée : un courriel avec une sollicitation de participation convenable. Le lien de l’espace virtuel de rencontre ainsi que les copies des documents utiles à la réunion doivent être envoyés avec l’e-mail. 

Dans le cas d’une urgence, l’invitation par courriel doit être suivie d’une confirmation par un appel téléphonique. Cela doit se faire au moins 2 heures à l’avance pour permettre aux participants de mieux se préparer.

Faire un rappel :

Celui-ci doit être envoyé une journée à l’avance et un autre une heure avant le début de l’événement. Il est conseillé de joindre encore une fois au dernier rappel : les documents nécessaires ainsi que le lien pour la rencontre en ligne.

Mettre en place la connexion :

Vous devez être connecté au réseau quelques minutes avant le début de l’événement. Pensez à vérifier que tout fonctionne bien afin d’éviter des problèmes de réseau quelconques. Vous êtes celui qui permettra aux autres participants d’accéder à l’espace de rencontre virtuel, alors assurez-vous que tout se passe comme il le faut. 

Envoyer les remerciements :

Après l’événement, vous devez envoyer un courriel de remerciement à tous les participants. Joindre un compte rendu complet du déroulement et des résultats de ce dernier est important. Demandez ensuite un débriefing pour améliorer la préparation et le déroulement des événements virtuels à venir.

Pour une prospection, vous devez faire des rappels réguliers (voire 2 à 3 fois par jour) sur votre site, sur les réseaux sociaux, etc. le moment venu, attendez quelques minutes (mais pas plus de 10 minutes) après l’heure de début pour permettre à l’audience d’augmenter et de bien vous suivre.

Les avantages d’organiser un événement virtuel :

Que vous soyez obligé ou non d’organiser un événement virtuel, cela vous apporte de nombreux avantages sur plusieurs plans. 

Économique :

vous gagnez plus de temps et cela est moins coûteux qu’organiser un événement en présentiel.

Une bonne communication pour renforcer les relations :

Cela permet une meilleure collaboration avec des partenaires étrangers. Les relations dans une équipe s’améliorent de mieux en mieux, surtout si tout le travail doit se faire à distance. Vous serez aussi plus proche de vos clients en leurs permettant de suivre vos progressions et vos nouveaux produits ou services.

Une bonne prospection :

Un événement virtuel assure une bonne de visibilité de votre entreprise dans le monde. Cela vous permet d’augmenter les ventes de vos produits ou de vos services.

Apporter sa contribution pour la protection de l’environnement :

Pourquoi ? Pas de déplacement en voiture, pas de prospectus ou autres documents de publicité à distribuer, ce qui réduit l’empreinte de carbone durant une journée.

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