Pour organiser efficacement une journée d'étude, il faut s'y prendre à l'avance. En ne s'y penchant qu'au cours de la dernière semaine, vous aurez un événement professionnel bâclé à la clé. Mais en tant que planificateur, vous savez pertinemment que plus vous commencez tôt, mieux ce sera. En plus, les collaborateurs sont de plus en plus exigeants quant à la qualité des manifestations auxquelles ils assistent.
Une journée d'étude réunit l'équipe en dehors du cadre de travail, tout en restant concentré sur les objectifs de l'entreprise, d'où l'importance de bien l'organiser. Attention, il ne s'agit aucunement d'un séminaire et encore moins d'un colloque ou d'un team building. Les différences se remarquent au niveau du budget alloué, mais aussi sur le concept en soi.
Pourquoi organiser une journée d'étude ?
Organiser une journée d'étude permet aux collaborateurs de s'éloigner du cadre habituel de travail. Cela est un excellent boost à la productivité. Un lieu nouveau stimule la créativité et la concentration. Le fait est que le bureau ne représente pas toujours le lieu où les collaborateurs travaillent le mieux. Cet espace devient, avec le temps, un endroit qui s'apparente à une routine ou même au stress.
Il n'y a pas besoin d'infrastructures spéciales pour la journée d'étude à organiser. Ce qui rend la recherche de lieu plus facile et les dépenses moins importantes. En ce qui concerne l'animation, quelques membres de votre équipe feront l'affaire. Des personnes familières suscitent facilement les discussions. Evidemment, vous pouvez également solliciter des prestataires externes. Notez seulement qu'il ne s'agit pas d'un team building, mais de réelles séances de travail espacées de pause-café et d'un déjeuner. C'est le format standard, mais votre créativité est libre de vous inspirer.
Les éléments incontournables d'une journée d'étude
Pour commencer à organiser votre journée d'étude, fixez une date. Choisissez un jour de travail pour ne pas disperser vos employés sur l'objectif de l'événement. Déterminez également les participants ainsi que leur nombre. Parfois, ce ne sont pas tous les collaborateurs qui sont incités à ce type de manifestation. Cela dépend du projet à discuter et des informations à partager. Confirmez que la date convient à tout le monde.
Passez ensuite au programme de la journée d'étude que vous allez organiser. Déterminez d'abord les objectifs à atteindre. S'agit-il d'une séance informationnelle ou de brainstorming ? En fonction de votre choix, vous pourrez penser aux activités à prévoir. Privilégiez celles qui mettent en avant les discussions et le travail d'équipe. Si vous embauchez un orateur externe, veillez à ce qu'il soit un expert dans le domaine et inspirant dans ses propos.
Tout au long de l'événement, maintenez le rythme. Faites connaître le programme à l'avance pour que les participants sachent à quoi s'attendre. Il est également conseillé d'interdire les téléphones et les ordinateurs pour obtenir l'attention totale de tout le monde. Une détox numérique ne fera de mal à personne, bien au contraire.
Quelques conseils sur la restauration et le lieu pour organiser une journée d'étude
L'idéal serait de trouver un lieu qui dispose d'un service de catering comme un hôtel. Cela vous allègera d'une charge conséquente dans votre planification. Veillez cependant à ce que son emplacement soit accessible et que le cadre soit propice à la productivité professionnelle. Les bruits de la circulation ne sont pas convenables par exemple.
Sinon, les espaces de coworking sont également très prisés pour organiser une journée d'étude. Si vous préférez l'originalité, les villas de particuliers, les bars et les cafés et même les musées et autres sites historiques raviront les participants. Effet “waouh” garanti.
Côté restauration, il faudra prévoir un petit-déjeuner ou un cocktail de bienvenue. Tout dépend de l'heure de début de l'événement. Préférez un service debout afin de ne pas perdre trop de temps. Boissons chaudes, viennoiseries et fruits conviendront parfaitement. Pensez ensuite aux collations que vous servirez entre les séances au cours de la matinée et de l'après-midi. Il s'agit d'une pause-café simple, pas besoin d'en faire trop. Des boissons, un peu de sucreries feront l'affaire.
Pour le déjeuner, vous pouvez réserver dans un restaurant non loin du lieu et privatiser une salle. Chacun choisira son plat, ce qui peut être réjouissant. Sinon, vous pouvez aussi collaborer avec le traiteur sur place ou en solliciter un en externe pour livrer des plateaux repas. Vous choisirez dans ce cas le menu pour tout le monde.
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