comment organiser un séminaire d'entreprise Des participants motivés pendant un événement

Comment réussir l’organisation d’un séminaire d’entreprise ?

[mise à jour du 28/07/2020]

Pour une entreprise, un séminaire réussi doit inciter les participants à donner le meilleur d’eux-mêmes dans leur travail. Mais organiser un tel événement n’est pas une mince affaire, notamment quand on a un budget à respecter. Suivez nos conseils.

Au cours d’un séminaire, les collaborateurs sont amenés à discuter et travailler sur des projets de l’entreprise. Cependant, ces activités se font en dehors des locaux de l’organisation. Cela a un rôle de dépaysement, mais permet aussi aux participants d’être plus détendus tout en partageant un moment convivial. Afin d’atteindre les objectifs escomptés, il est important de bien effectuer les préparatifs.

Quel séminaire d’entreprise veut-on réaliser ?séminaire d'entreprise dans un bureau

Avant de se demander comment organiser un séminaire, il faut savoir lequel on souhaite. En effet, il n’y a pas un séminaire d’entreprise, mais plusieurs, la réussite de chacun nécessitant une approche différente.

Pour réfléchir

Ainsi, un séminaire de direction rassemble pour un court moment les cadres de la société pour établir une stratégie commune. Cet événement devra donc privilégier la réflexion et les échanges. Chacun peut émettre son avis sur tel ou tel sujet à propos du projet en cours. Le but étant de trouver des solutions aux problèmes ou d’apporter une innovation aux stratégies en place.

Pour former

Pour réussir l’organisation d’un séminaire de formation, il devra se dérouler dans un endroit calme. De la sorte, les participants pourront apprendre plus facilement au lieu de penser à leur occupation quotidienne. Il est également important de penser aux outils pratiques qui favorisent l’assimilation. Apportez également le maximum d’interactivité pour que vos participants restent concentrés et intéressés. 

Pour motiver

Enfin, il y a les séminaires dits de motivation. Comme son nom l’indique, celui-ci vise à ranimer l’enthousiasme des collaborateurs. En plus de rebooster chaque participant, les activités devront être une occasion pour récompenser les bons éléments et pour renforcer l’esprit d’équipe.

En ayant une idée de ce qu’on veut faire, on pourra plus facilement établir un budget. De plus, cela permettra d’avoir un fil conducteur pour les choix qu’on devra faire par la suite.

Quel lieu et quelle date pour réussir son séminaire d’entreprise ?

audience vide avant le début d'un séminaire d'entreprise

Une fois les objectifs du séminaire d’entreprise fixés, on passe aux critères qui conditionnent secondairement sa réussite : la date et le lieu de l’événement.

La salle qu’il faut

Pour choisir le bon lieu pour son événement, il faudra penser à ce qu’on veut y faire. On revient donc à ce qui a été dit précédemment.

Si vous souhaitez principalement informer les participants, optez pour un endroit calme. Au contraire, aller dans un centre où l’on peut faire des animations si chacun doit prendre part activement à l’événement.

Bien sûr, il faudra garder le budget en tête. Heureusement, les lieux de séminaires proposent souvent différentes formules. À vous de voir laquelle correspond à vos moyens.

Le bon moment

En ce qui concerne la date, le choix dépendra principalement de l’agenda de la société. Néanmoins, si le coût est un facteur essentiel, plusieurs stratégies sont possibles pour faire des économies.

En premier lieu, optez pour le début de la semaine. En effet, les entreprises organisent souvent leurs séminaires les jeudis ou vendredis. Les gérants des salles ont donc tendance à brader leurs tarifs pour attirer des clients les lundis et les mardis. On assiste au même phénomène lors des vacances scolaires.

Mais comment y aller ?

Si on a réussi à déterminer où et quand se passera son séminaire d’entreprise, on doit aussi penser au transport lors de l’organisation. Généralement, la voiture est l’option la plus onéreuse. Dans la mesure du possible, il faudra donc éviter cette option.

Inversement, l’avion constitue la solution la plus économique. Mais cela ne concerne que les compagnies low-cost. De plus, il faudra trouver un moyen de transport supplémentaire pour aller à l’aéroport.

Enfin, si l’on privilégie plutôt l’aspect environnemental, il faut prendre le train et ne pas partir trop loin.

Quelle nourriture servir pendant son événement réussie ?

buffet lors d'un séminaire d'entreprise

L’organisation d’un séminaire d’entreprise réussi implique la nécessité de trouver de quoi manger pour un nombre plus ou moins élevé de personnes. Mais que doit-on leur servir ?

Un repas nutritif pendant la journée

Si des viennoiseries raviront les convives, un repas aussi lourd réduira leur concentration. De ce fait, on préfèrera des fruits, plus sains et plus économiques, en matinée. Le déjeuner devra quant à lui être assez consistant pour que les participants tiennent durant le reste de la journée.

Un festin le soir

Durant un séminaire d’entreprise, le dîner est un moment de détente à ne pas négliger pour sa réussite. Ainsi, on peut se permettre quelques digressions sur les menus diététiques du matin et de midi pour des plats plus gras. Un peu d’alcool serait même salutaire (avec modération).

Mais qui peut cuisiner tout ça ?

Dans la plupart des cas, les salles événementielles disposent de leurs propres prestataires ou de leurs chefs (dans le cas d’un hôtel). Certains n’acceptent pas d’autres traiteurs. Il faudra de ce fait demander cela avant d’en chercher un. En tout cas, n’oubliez pas de faire le point avec les responsables pour vos préférences, surtout si vous avez des demandes spécifiques par rapport au menu.

Que faire durant son séminaire d’entreprise ?

animation lors d'un séminaire d'entreprise

Un séminaire d’entreprise réussi devra impérativement proposer un mix d’activités team-building un peu déjantées et d’animations plus sérieuses.

Les activités détentes

Ces animations permettront de passer des valeurs importantes aux collaborateurs (passion de l’entreprise, esprit d’équipe, etc.) tout en les divertissant. C’est un moment propice pour mettre le point sur votre culture d’entreprise. Avec une ambiance décontractée, vos collaborateurs pourront y adhérer plus facilement. Parmi les activités possibles, on compte les courses de drones ou bien les jeux vidéos à effectuer en groupe. Vous avez l’embarras du choix par rapport à vos objectifs. 

Les activités plus posées

Une fois que tout le monde s’est défoulé et que la fatigue gagne les séminaristes, il sera temps de leur proposer des animations moins mouvementées. Par exemple, ils pourraient écouter un conférencier qui les inspirera pour leur travail. Veillez simplement à ce que la séance ne soit pas trop posée au point d’ennuyer le public. Prévoyez des pauses régulièrement et permettez à l’assistance de participer en posant des questions. 

La règle d’or : rester dans le budget

L’idéal serait de déterminer un budget précis alloué à votre séminaire. En tant que planificateur, vous avez donc l’obligation de le respecter, sans avoir des dépenses en plus. N’imaginez pas un concept au-dessus de vos moyens. Misez plus sur le contenu de votre séance que sur la forme. Suivez de près vos comptes et sachez distribuer vos moyens financiers de manière équitable. Aussi, ayez toujours une réserve pour les imprévus. Le reste pourra vous servir pour les futures activités de votre entreprise. 

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