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Guide pour organiser un événement réussi en hiver

organiser un événement réussi en hiver
Organiser un événement grâce à sos event

L’hiver ne fait pas toujours partie des alliés d’un événement. D’ailleurs, certains planificateurs peinent à trouver la bonne organisation au cours de cette saison. Pourtant, elle rime également avec fêtes de fin d’année. Il y a donc beaucoup de festivités à préparer que ce soit au niveau des particuliers ou au sein du secteur privé.

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Le mauvais temps peut gâcher un événement en hiver. Même si la météo est incontrôlable, les planificateurs disposent de plusieurs options pour anticiper les problèmes et préparer les solutions à l’avance. Même les zones sujettes aux fortes chutes de neige demeurent de bons sites événementiels puisqu’ils disposent des meilleurs équipements en cette saison. Voici quelques astuces pour que votre planification se déroule au mieux.

Organisez un événement dans un lieu stratégique en hiver

Au-delà de vos goûts et de vos attentes, vous devez faire passer la sécurité de vos participants avant tout le reste. Cela signifie qu’un événement en hiver doit se tenir dans un endroit où il est facile de mettre en route les procédures d’intervention d’urgence. Examinez bien les lieux pour déterminer les accès ainsi que les mesures à prendre en cas de tempête ou autres catastrophes hivernales par exemple.

Optez pour une salle non loin des moyens de transport et d’autres commodités sur place. Comment allez-vous procéder si une évacuation est nécessaire ? Mais surtout, où les gens pourront-ils s’abriter ? Définissez les conditions et les modalités d’action avec les propriétaires du lieu.

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Elaborez un plan d’urgence

Protégez-vous avec le contrat

Avant de signer un contrat, déterminez précisément vos besoins. N’oubliez pas d’inclure un libellé qui vous protège en cas de conditions météorologiques extrêmes ou de catastrophe naturelle. Avec le lieu, vous devez convenir d’une possibilité de report à une date ultérieure si l’une de ces situations se produit. La clause s’y afférant concerne généralement la force majeure. Si le report de l’événement en hiver n’est pas possible, cette clause donne lieu à une autorisation d’annulation avec ou sans frais, selon votre accord. En tout cas, la flexibilité sur les dates alternatives reste la meilleure option pour les deux parties.

Vous devez avoir un plan de secours

Gardez bien en tête que l’hiver n’est pas un prétexte pour laisser tomber votre événement à la dernière minute, sauf en cas de force majeure. Cependant, certains éléments devront peut-être changer à la dernière minute à cause de la météo. Afin d’avoir une solution à portée de main, préparez-vous-y à l’avance. Ayez un plan B pour tout, qu’il s’agisse du lieu, des conférenciers ou même des activités. Ayez également le contact des aéroports, des bureaux de congrès, des hôtels et des hôpitaux locaux à portée de main. N’oubliez pas non plus les contacts d’urgence pour tous les participants ainsi que les services de sécurité publique sur place. Veillez à ce que chaque membre de votre staff dispose de cette liste.

Profitez de l’hiver pour créer un événement mémorable

activités d'hiver pour un événement

Et si l’hiver était plus une opportunité qu’une source de problèmes pour votre événement ? Même si la neige chamboule vos plans, vous pouvez improviser. Il existe une multitude d’activités de groupe et notamment des sports d’hiver. Vous pouvez même les prévoir à l’avance afin d’avoir une meilleure organisation. Si les participants ne sont pas adeptes de sport, pourquoi ne pas monter un bonhomme de neige ensemble ou se balader en traineau ?

Dans la même perspective, adaptez les menus et les boissons à ce climat. Les boissons comme le cacao aux guimauves et le cidre chaud auront beaucoup de succès lors des pauses-café. Un événement réussi ne dépend pas du temps qu’il fait, mais de ce que vous faites pour le rendre mémorable.

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