Une météo extrême ne prévient pas à l’avance pendant un événement. Même si vous avez le plus grand sens de l’anticipation, les aspects climatiques ne sont pas gérables à l’avance. Cependant, vous pouvez déjà vous préparer à agir selon les circonstances. Établissez une stratégie au cours de votre planification. C’est la seule manière d’éviter de gâcher votre super concept.
Nous ne parlons pas ici d’apporter plus de fraîcheur dans votre tente installée à l’extérieur ou de réchauffer la salle de conférence. Dans le terme météo extrême, nous évoquons les fortes pluies torrentielles, entre autres exemples, qui arrivent soudainement pendant votre événement. Ce sont des conditions qui peuvent réduire à néant tous vos efforts au cours des derniers mois. Afin d’y faire face au mieux, voici quelques conseils pratiques.
Maîtrisez la météo extrême avec un plan de secours pour votre événement
Tout professionnel de l’événementiel sait pertinemment que dans ce métier il faut avoir un plan B, mais aussi deux autres en plus au minimum. Il est impératif que vous ayez une solution à chaque problème, à toutes les situations compliquées. La météo extrême en plein milieu de l’événement en fait partie.
Elaborez un plan d’urgence à appliquer au cas où. Il doit inclure l’ensemble du site ainsi que les activités. Voyez comment l’événement peut se déplacer à l’intérieur ou dans un autre endroit en cas de météo extrême. Cela signifie que vous devez en parler avec les responsables des lieux bien avant le jour J. A part cela, dressez également une liste de contacts d’urgence incluant les hôpitaux, la police, les responsables locaux de la sécurité publique et même les aéroports.
Soyez flexible
La flexibilité et le sens de l’adaptation sont deux qualités essentielles à avoir face à un ou plusieurs problèmes. S’il est impensable de déplacer l’événement à une date ultérieure, vous devez trouver une solution pour que la météo extrême ne vous oblige pas à annuler. Côté timing, il sera peut-être nécessaire de faire quelques changements en modifiant l’heure de début par exemple. Cela laisse le temps aux participants et aux intervenants d’arriver sur place sans rater le contenu malgré les conditions météorologiques. Nous vous conseillons d’avoir un calendrier d’événement flexible élaboré au préalable à portée de main pour ce type de situation.
En cas de météo extrême, favoriser la communication de votre événement
Une météo extrême vous contraindra sans doute à mettre en œuvre un plan de communication de crise pour votre événement. Les appels, les mails et les messages vont fuser de partout, soyez prêt. Néanmoins, assurez-vous de tenir tous les acteurs concernés au courant des protocoles appropriés. En cas de changement d’heure ou de lieu, veillez à ce que tout le monde sans exception en soit informé.
Si la météo extrême se déclare au milieu de votre événement, énoncez un plan d’évacuation clair et précis. Cela s’applique surtout lors des manifestations en extérieur, où il est indispensable de mettre les participants à l’abri. Les médias sociaux représentent un canal efficace de communication dans ces circonstances, en plus de vos annonces en direct sur les lieux.
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