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Comment organiser un salon attractif

Organiser un salon attractif : 5 conseils et astuces

Un salon professionnel est un événement qui demande une organisation irréprochable, car les enjeux sont importants pour les entreprises présentes. Voici donc 5 astuces qui vous aideront à organiser un salon attractif et, espérons-le, pérenne.

Rendre son événement attractif, c’est répondre aux besoin des exposants d’une part, et des visiteurs d’autre part. Un salon professionnel est un lieu de rencontres où des expériences, de démonstrations et des ventes vont avoir lieu. Il faut donc que l’espace, mais aussi l’organisation, permettent des échanges sereins et fructueux. En tant qu’organisateur, il vous faudra penser à tout. Mais surtout à quelques points en particuliers qui devraient vous aider à y voir plus clair :

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Choisissez un lieu suffisamment grand et facile d’accès

Les entreprises qui participent à des salons professionnels aiment bénéficier d’espace pour présenter leurs produits et leurs démonstrations. Il est donc important pour vous, organisateur, de proposer un lieu adéquat et d’estimer correctement le nombre d’exposants qui participeront à votre événement afin de ne pas donner l’impression d’un espace trop exigu et bondé. Prenez en considération les heures d’affluence potentielle et calculer vos besoins en fonction de tous ces facteurs. N’oubliez pas qu’en plus des exposants et des visiteurs, sera présent le personnel de restauration, de sécurité et autres fournisseurs.

D’autre part, un lieu facile d’accès est une priorité. Si votre salon prétend s’élever à une échelle internationale, la proximité avec un aéroport est un atout. De même avec une gare pour une échelle nationale. Evitez donc les lieux excentrés et non accessibles en transports en commun, pour vos exposants comme pour vos visiteurs, si vous souhaitez organiser un salon attractif.

Facilitez les démarches de vos visiteurs

Organiser un salon attractif, c’est permettre à vos visiteurs d’y accéder en toute sérénité, sans qu’ils aient à perdre de temps à l’entrée. Il est important qu’ils puissent acheter leurs billets en ligne et qu’une fois sur place, le système de contrôle soit rapide et efficace. Pour ceux qui préfèrent se munir d’un billet in situ, des points de ventes efficients doivent être mis à disposition. De même pour les contrôles de sécurité qui devront se faire aisément.

Sur place, vos visiteurs doivent pouvoir acheter et payer rapidement et simplement, par carte bancaire ou en liquide, ce qu’ils consommeront. Pensez à rendre les accès aux zones de restauration amples afin de limiter la foule aux heures des repas. Réfléchissez à la répartition de l’espace afin d’éviter les « stationnements intempestifs » et n’hésitez pas à placer des points d’information, des plans de votre salon et une bonne signalétique aux endroits stratégiques. Plus le visiteur se sent à l’aise et plus il restera longtemps !

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Organiser un salon attractif : l’importance de la restauration

Permettre à vos exposants et à vos visiteurs de se restaurer est une de conditions sine qua non pour organiser un salon attractif. Certains d’entre eux vont passer plusieurs heures, voire plusieurs jours au sein de votre événement et une bonne expérience en la matière est importante. Prévoyez plusieurs types de nourriture, à différents prix, afin que vos visiteurs sentent qu’ils ont le choix de leur achat. Pour les exposants, prévoyez plutôt de la nourriture simple, facile à emporter, pour ceux notamment qui n’ont pas la possibilité de quitter leur stand pour se restaurer.

Offrir du divertissement est également un point important de nos jours, les visiteurs étant à la recherche d’expériences nouvelles et inédites. Les nouvelles technologies peuvent vous permettre de les surprendre et de faire de votre salon un moment inoubliable pour eux.

Utilisez intelligemment votre budget com

Avant de lancer votre campagne de communication, ciblez votre audience afin de ne pas gaspiller votre argent. Bien connaître vos visiteurs, c’est montrer à vos clients exposants que vous saurez attirer le public à votre événement et cela créera une relation de confiance entre eux et vous. Il est tentant de viser une large audience lorsqu’on organise un événement, mais il faut parfois savoir se concentrer sur la partie de la population la plus à même d’assister à votre salon. Privilégiez la presse spécialisée, par exemple, et n’hésitez pas à lancer des campagnes d’envois d’emails directs à des listes d’abonnés que vous savez potentiellement intéressés.

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Organisez un suivi de votre événement

Afin d’évaluer le succès, mais aussi les failles de votre organisation, il est important de mettre en place un suivi auprès des exposants et des visiteurs de votre salon. N’hésitez pas à leur proposer une enquête de satisfaction, sur place ou par le biais d’une application dédiée à votre événement. Il est conseillé de garder contact avec vos clients exposants et de les consulter sur leur expérience et leurs suggestions afin d’améliorer vos services d’une part, et de renforcer la relation de confiance entre eux et vous d’autre part.

Quelle que soit la taille de votre salon, l’attention que vous mettrez à l’organiser sera la clé de votre succès. N’omettez rien ! Et si par mégarde des éléments vous échappent, apprenez de vos expériences pour devenir rapidement un organisateur de salons attractifs.

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