Le public assiste à un événement hybride afin d'obtenir les avantages habituels de tout événement, dont le réseautage. Même si ce format facilite l'accès au contenu pour les participants, sa gestion n'est pas une partie de plaisir pour les planificateurs. Maîtriser les deux publics et les satisfaire requiert deux fois (voire plus) d'efforts et d'anticipation.
Selon la plateforme événementielle Swapcard, l'engagement des deux publics est le plus grand défi des planificateurs. C'est le résultat d'une enquête menée auprès de 352 organisateurs. Le réseautage au cours d'un événement hybride vient en deuxième place. Les deux éléments sont complémentaires. La mise en réseau ne peut se faire sans un engagement avéré des participants.
Le réseautage lors d'un événement hybride nécessite une stratégie
Gardez en tête que lorsqu'il s'agit d'un événement hybride, tout ce qui se passe doit impliquer les deux parties, dont le réseautage. Ainsi, vous devez donc vous assurer que les participants virtuels puissent discuter entre eux, mais aussi avec ceux qui sont présents physiquement et vice-versa. Organisez-les en groupe et créez des salles au sein de votre plateforme virtuelle. Optez pour un site utilisable via un smartphone afin de faciliter l'accès pour tout le monde. Encouragez-les également à utiliser les autres outils à disposition comme le tchat.
Établissez un plan clair des opportunités de réseautage que vous allez mettre à disposition pendant votre événement hybride. Demandez les intérêts et les besoins de vos participants dès l'inscription pour que vous puissiez planifier et coordonner la mise en réseau.
Néanmoins, ajoutez une petite dose de spontanéité à toute cette planification. Les audiences virtuelles ont besoin des mêmes options engageantes que celles en personne. Proposez des interactions du type recherche d'amis, rencontres dans une discussion de groupe, etc. La gamification est également une alternative intéressante pour cela.
La technologie sera au cœur du réseautage au cours de votre événement hybride. Faites en sorte que le public virtuel puisse aussi visiter des stands, discuter avec les exposants même lorsque les sessions prennent fin. Les plateformes disposent aujourd'hui d'options poussées pour favoriser l'interaction et optimiser l'expérience virtuelle.
Dans la mesure où les participants en direct reçoivent des cadeaux sur place, envoyez-en aussi pour ceux qui assistent virtuellement. Il n'est pas obligé d'opter pour les mêmes articles. Mieux vaut prôner leur réelle utilité pendant l'événement.
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