C'est un des graal des organisateurs événementiels : réussir à créer des réunions mémorables. Mais, il est difficile d'y arriver. Dans ce sens, vous pouvez utiliser des techniques comme l'audit d'exposition sensorielle peuvent grandement vous aider à comprendre mais aussi à améliorer l'expérience des participants.
Créer des réunions plus mémorables : faire un audit de l'exposition sensorielle
Pour avoir une idée du flux des expériences vécues lors de votre réunion, commencez votre planification par un « audit de l'exposition sensorielle« . Ainsi, vous serez en mesure de connaître ce que les participants vont vivre, depuis la communication avant la réunion jusqu'à la réunion elle-même, puis après. Dans ce sens, vous allez vous mettre dans la peau d'un « agents avancés » lors des campagnes politiques. Tout comme eux, vous allez parcourir chaque étape de votre événement pour envisager tout ce qui pourrait aller ou ne pas aller. De cette manière, vous pouvez visualiser mentalement chaque « vignette » que les participants pourraient rencontrer.
Se mettre dans les chaussures de vos participants
Au cours de votre inspection des lieux, empruntez les principaux chemins que vos participants emprunteront depuis leur départ de l'aéroport jusqu'à leur arrivée à l'hôtel ou au centre de conférence. Dans ce parcours, vous devez tenir compte des couleurs et des motifs des espaces de réunion, de restauration et de rencontre informelle. Votre objectif est de savoir si le thème, les couleurs et les images de votre événement sont compatibles, voire complémentaires, avec ce qui se trouve déjà sur place. D'autre part, vous pouvez aussi demander au personnel de minimiser les bruits de fond conflictuels provenant de la musique diffusée. De même pour le bruit causé par les autres clients de l'hôtel ou des éléments situés à l'extérieur de l'établissement.
Créer des réunions plus mémorables : des questions d'ordre sensoriel à prendre en considération
Toujours dans une quête de créer des réunions mémorables, vous pouvez prendre certaines questions en considération :
- Où vont les odeurs provenant des zones de cuisine et de restauration ?
- Les allées sont-elles recouvertes de moquette ?
- Les tapis des allées et des salles de réunion sont-ils moelleux ou fins ?
- La signalisation de l'établissement est-elle grande et facile à comprendre ?
- Les sièges des séances sont-ils suffisamment confortables pour une utilisation prolongée ?
- Existe-t-il des endroits confortables pour se détendre et converser entre les activités organisées ?
- Y a-t-il un accès à la lumière naturelle pendant au moins certaines activités ?
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