Contrairement aux autres types d'événements, la conférence hybride a tendance à limiter les activités possibles. Puisque a priori il devrait s'agir d'une série de prises de paroles suivies de questions-réponses, susciter l'engagement devient plus difficile. En plus, vu qu'il s'agit d'un tout nouveau format de manifestation, la gestion du public, mais aussi des panélistes sera plus compliquée que d'habitude.
La sécurité représente la source de doute la plus connue des intervenants. Elle est donc naturellement le plus grand défi des planificateurs. Du côté du public, cela concerne l'engagement qu'il aura tout au long de la conférence hybride. N'oublions pas que pour ce type d'événement, garder l'intérêt des participants a toujours nécessité une dose de créativité.
Réussissez votre conférence hybride en facilitant les aspects de votre planification
Si la planification se passe bien, il n'y a aucune raison pour que votre conférence hybride puisse mal tourner. Bien sûr, les imprévus surviennent pendant les événements, mais en les anticipant, vous pourrez y remédier au plus vite. Donc, pour commencer, tissez des liens avec vos participants. Préparez des boîtes de cadeaux pour eux, qu'ils soient virtuels ou en présentiel.
L'erreur est de ne pas être à l'écoute de leurs besoins. Ne proposez pas n'importe quel présent, optez pour un article qui va réellement leur servir. D'ailleurs, cette règle s'applique dès la conception de votre événement. Vous devez savoir quel type d'expérience attendent vos participants.
Ensuite, facilitez l'inscription et l'adhésion à votre conférence virtuelle. Les participants virtuels devraient vivre l'expérience comme s'ils étaient présents physiquement. Choisissez bien la plateforme de votre manifestation pour que le délai d'adhésion ne soit pas trop long. Envoyez un mail de rappel contenant le lien d'accès avant l'événement.
Puisqu'il s'agit d'une conférence hybride, une partie des participants y assisteront donc en personne. Vu les circonstances liées à la Covid, évitez les rassemblements non maîtrisés autant que possible. Si vous allez distribuer les repas individuellement, emballez-les au préalable. Servez-les avec les kits d'EPI, sans oublier le plan du site et l'explication des protocoles à suivre. Le plus important est que vos convives se sentent en sécurité et sachent dans quelles mesures l'événement va se dérouler.
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